Anfahrtskosten im Handwerk: Wann und wie werden sie richtig berechnet?

Wann darfst du Fahrtkosten berechnen – und worauf musst du als Handwerkerin oder Handwerker dabei achten? Welche Regelungen es gibt, wann diese greifen und wie die Anfahrtskosten richtig verbucht werden, liest du in diesem Blogbeitrag!

Inhaltsverzeichnis

• Kilometer machen Kosten: Das solltest du über Anfahrtskosten wissen!
• Was sind eigentlich Anfahrtskosten?
• In diesen Fällen darfst du Anfahrtskosten berechnen
• Schritt für Schritt: So geht die Berechnung
• Erlaubte Alternative: die Fahrtkostenpauschale
• Die Fahrtkosten und die Steuern
• Transparenz auf Tour: Gesetze und Formulierungen zu Fahrtkosten
• Private vs. gewerbliche Kundschaft
• Tipps und Tricks: Anfahrtskosten optimieren
• Fazit

Kilometer machen Kosten: Das solltest du über Anfahrtskosten wissen!

Anfahrtskosten sind für Handwerksbetriebe mehr als nur ein kleiner Zusatz auf der Rechnung. Sie spielen eine Rolle bei der Preisgestaltung für Aufträge, Lieferungen und Dienstleistungen – schließlich verursacht der Weg zur Kundschaft Zeit- und Spritkosten, die fair berechnet werden wollen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, worauf du bei der Berechnung der Fahrtkosten achten solltest und welche gesetzlichen Vorgaben du unbedingt berücksichtigen musst.

Stell dir vor, ein Malereibetrieb renoviert eine Wohnung. Dafür fahren die Handwerkerinnen und Handwerker gleich mehrere Tage hintereinander zur Baustelle – jeweils 15 Kilometer hin und wieder zurück. Was sich nach nicht allzu viel Strecke anhört, summiert sich aber schnell über die Woche zu einer beachtlichen Anzahl an Kilometern und Arbeitszeit. Diese muss dein Handwerksbetrieb nicht schlucken, sondern kann die Kosten auf die Kundschaft umlegen.

Als Anfahrtskosten oder Fahrtkosten definieren sich die Gebühren, die für die Anreise zur Kundschaft berechnet werden. Sie decken die Ausgaben ab und stellen eine angemessene Vergütung sicher. In der Regel setzen sie sich wie folgt zusammen:

• Kilometerpauschale: Das ist ein Betrag pro Kilometer, der die Treibstoffkosten, den Verschleiß deines Fuhrparks und Versicherungen abdeckt. Auch Fixkosten wie regelmäßige Inspektionen und die Fahrzeugsteuer fließen hier ein.

• Fahrtzeit: Mit der Fahrtzeit sind vor allem Personalkosten gemeint, also die Zeit, die deine Belegschaft auf dem Weg zum und vom Auftrag verbringt. Basis für die Berechnung der Fahrtzeit ist oft der Stundensatz der Handwerkerinnen und Handwerker.

• Grundgebühr bzw. Anfahrtspauschale: Viele Betriebe berechnen eine fixe Anfahrtspauschale, die unabhängig von der Entfernung zum Kunden anfällt. Diese Pauschale soll die Grundkosten der Fahrt und die Organisation des Einsatzes (Terminplanung, Fahrzeugbereitstellung etc.) abdecken und gewährleistet, dass auch kurze Anfahrten kostendeckend sind.‍

Prinzipiell dürfen Handwerksbetriebe immer dann Anfahrtskosten berechnen, wenn die Kundschaft besucht wird und durch diese Anreise Kosten entstehen. Allerdings gibt es einige Rahmenbedingungen, die ebenfalls greifen – schließlich willst du deine Kundschaft mit einer höheren Rechnung nicht negativ überraschen. Apropos Rechnung: Noch mehr Infos zur Handwerkerrechnung findest du in diesem Blogbeitrag.

Die Anfahrtskosten müssen schon vor Auftragsbeginn klar kommuniziert werden. Das geht am besten direkt im Kostenvoranschlag oder im Angebot. Fehlt eine solche Vereinbarung, kann es sonst schnell zu Missverständnissen und Streitigkeiten kommen.

Das gilt übrigens auch bei Notfalleinsätzen wie beispielsweise Wasserrohrbrüchen oder Stromausfällen. Dann sind Anfahrtskosten nicht nur üblich, sondern werden auch nicht selten mit einem Aufschlag berechnet. Die Kundschaft sollte jedoch auch hier vorab über die Anfahrtskosten informiert werden, wenn dies möglich ist.

Nicht nur das Vorhandensein, sondern auch die Berechnung der Fahrtkosten muss für die Kundschaft nachvollziehbar sein. Daher empfiehlt es sich, den Aufbau der Kosten (man denke an Kilometerpauschale, Fahrtzeit und Grundgebühr) im Detail aufzuschlüsseln. So verstehen alle Seiten die berechneten Preise.

In vielen Regionen und Branchen haben Handwerksbetriebe feste Regelungen, die für bestimmte Kilometerpauschalen oder Anfahrtspauschalen gelten. Diese Regelungen schaffen Transparenz und können im Einzelfall vor rechtlichen Problemen schützen, falls Kundinnen oder Kunden die Kosten hinterfragen.

Wenn es um die Anfahrtskosten geht, ist es wie beim Kochen: Jeder hat sein eigenes Rezept, aber das Ziel ist dasselbe – eine leckere (oder in diesem Fall faire) Abrechnung! Bevor du mit der Berechnung beginnst, schnappe dir einen Stift, einen Taschenrechner und vielleicht einen Kaffee, denn wir machen uns jetzt auf den Weg zur präzisen Kostenkalkulation!

Schritt 1: Lege die Grundgebühr fest

Leg zuerst einen Betrag fest, der unabhängig von der Entfernung anfällt und die Grundkosten für die Anfahrt und Organisation abdeckt. In diese Kosten werden die allgemeinen Betriebskosten für Fahrzeug, Versicherungen und Verwaltungsaufwand einbezogen. Je nach Branche, Betriebsgröße und Region liegt die Grundgebühr bzw. Anfahrtspauschale zumeist zwischen 15 und 50 Euro.

usätzlich zur Grundgebühr kann eine Kilometerpauschale für längere Strecken anfallen. Diese deckt die variablen Kosten für Sprit und Fahrzeugabnutzung. Um den richtigen Betrag pro Kilometer festzulegen, kannst du die aktuellen Benzinpreise und den Verschleiß am Fahrzeug einrechnen. Häufig bewegt sich die Kilometerpauschale zwischen 0,30 und 0,50 Euro pro Kilometer.

Die Anfahrtszeit ist Arbeitszeit und sollte daher anteilig in Rechnung gestellt werden. Dafür wird ganz häufig der Stundenlohn der Handwerkerin oder des Handwerkers als Basis verwendet. Wenn der Stundensatz etwa 60 Euro beträgt und die Anreise 30 Minuten dauert, wären die Fahrtzeitkosten 30 Euro (0,5 Stunden x 60 Euro).

Sobald die Anfahrtskosten berechnet wurden, müssen sie klar auf der Rechnung ausgewiesen werden. Nur so weiß deine Kundschaft schließlich, wofür sie genau zahlt!

‍So könnte die Berechnung aussehen

Anhand eines kurzen Beispiels könnte deine Fahrtkostenberechnung in etwa so aussehen: Du fährst als Sanitärbetrieb zu einer Kundin, die 15 Kilometer von deinem Handwerksbetrieb entfernt ist. Die Grundgebühr für deine Fahrtkosten beträgt 20 Euro als fixe Anfahrtspauschale, hinzu kommt eine Kilometerpauschale von 0,40 Euro pro Kilometer (15 km x 0,40 €/km = 6 Euro). Die Fahrtzeit dauert für dich 30 Minuten (0,5 h x 60 €/h = 30 Euro).‍

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Nicht immer müssen es einzelne Fahrtkosten sein, die du berechnen und auf die Kundschaft umlegen musst. Als Alternative lässt sich eine vereinfachte Fahrtkostenpauschale einsetzen. In einigen Handwerksbetrieben erfreut sie sich einer großen Beliebtheit, bringt aber Vor- und Nachteile mit sich.

Zu den großen Vorteilen einer pauschalen Fahrtkostenabrechnung gehören diese hier:

• Diese Art der Abrechnung ist einfach zu handhaben, da keine einzelnen Kilometer oder Fahrtzeiten aufgezeichnet werden müssen.
• Die Preisgestaltung ist immer transparent und muss nicht aufgeschlüsselt werden.
• Die Kosten für die Anfahrt sind besonders leicht planbar.
• Die Pauschale kann je nach Region und Art der Dienstleistung flexibel angepasst werden.‍

Wo es Vorteile gibt, kommen auch nicht selten Nachteile dazu. Im Hinblick auf die Fahrtkostenpauschale sind es vor allem diese hier:

• Bei kurzen Strecken kann die Fahrtkostenpauschale schnell relativ teuer ausfallen.
• Die tatsächlichen Kosten werden praktisch gar nicht berücksichtigt, was auch versteckte Kosten bedeuten kann (man denke an steigende Kosten für Sprit oder weite Entfernungen).
• In einem wettbewerbsintensiven Markt könnte eine zu hohe Pauschale potenzielle Kundinnen und Kunden abschrecken, während eine zu niedrige Pauschale die Einnahmen schmälert.‍

Handwerkerinnen und Handwerker haben die Möglichkeit, verschiedene Fahrtkosten als Betriebsausgaben abzusetzen. Wichtig ist dabei allerdings, dass sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten eindeutig betrieblich veranlasst sind und sich belegen lassen:

• Fahrtkosten zur Baustelle: Handwerkerinnen und Handwerker können die Fahrtkosten zwischen Wohnort und Baustelle als Werbungskosten absetzen. Dies geschieht in der Regel über die sogenannte Pendlerpauschale (0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke). Dabei ist es wichtig, dass die Fahrten regelmäßig und beruflich bedingt sind.

• Kundenbesuche: Fahrten zu Kunden, sei es für Besprechungen oder für die Ausführung von Arbeiten, können ebenfalls abgesetzt werden. Diese Kosten werden in der Regel ebenfalls nach der Kilometerpauschale berechnet.

• Materialabholung: Wenn deine Belegschaft Material bei Lieferanten abholt, können die damit verbundenen Fahrtkosten ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Auch hier gilt die Kilometerpauschale.

• Abschreibung: Es wird ein Fahrzeug verwendet? Auch das bedeutet Steuererleichterung! Über die Abschreibung lassen sich Anschaffungskosten des Fahrzeugs über mehrere Jahre verteilt absetzen.

‍Um die Anfahrtskosten steuerlich geltend machen zu können, musst du unbedingt Aufzeichnungen führen und Rechnungen aufbewahren. Lege am besten ein Fahrtenbuch an, das Datum, Ziel, Zweck und gefahrene Kilometer erfasst.

Anders als in anderen Bereichen und Branchen sind die gesetzlichen Vorgaben für Anfahrtskosten von Handwerksbetrieben nicht in einem speziellen Gesetz festgelegt, sondern ergeben sich aus allgemeinen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und den Grundsätzen für Preisgestaltung und Transparenz.

Du hast also recht viel Spielraum, wenn es um die Festlegung und Kommunikation geht. Als Orientierung kannst du die folgenden Punkte und Beispielformulierungen verwenden, die sich an die Vorgaben zur Berechnung anlehnen:

Gemäß § 1 Abs. 1 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) müssen Handwerksbetriebe alle Preise klar und verständlich kommunizieren. Das schließt auch die Anfahrtskosten ein.

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Vorherige Vereinbarung

Es ist wichtig, dass die Anfahrtskosten im Voraus besprochen und in Angeboten festgehalten werden. Eine einseitige Erhebung ohne vorherige Information könnte als unlauter angesehen werden.

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Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Die Berechnung der Anfahrtskosten muss für die Kundschaft nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass du auf die Berechnungsmethode hinweisen solltest.

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Je nachdem, ob es sich bei deinem Auftrag um eine private oder um eine gewerbliche Kundschaft handelt, gibt es Unterschiede bei der Berechnung der Fahrtkosten. Das betrifft vor allem die Transparenz, die Berechnungsmethode und die steuerliche Absetzbarkeit.

Für private Kundinnen und Kunden ist es wichtig, die Kosten klar und einfach, meist über Pauschalen oder Kilometerpauschalen, auszuweisen, um Missverständnisse zu vermeiden. Gewerbliche Kundinnen und Kunden hingegen erwarten oft eine detaillierte Aufschlüsselung, da sie diese Kosten als Betriebsausgaben absetzen können.

Während Anfahrtskosten für die Privatkundschaft nur im Rahmen haushaltsnaher Dienstleistungen steuerlich geltend gemacht werden können, sind sie für gewerbliche Kundinnen und Kunden vollständig abzugsfähig. Beide Kundengruppen zahlen Mehrwertsteuer auf die Anfahrtskosten, wobei der korrekte Ausweis für gewerbliche Fälle wichtig ist, da diese die Vorsteuer abziehen können.

Damit deine Fahrtkosten so gering wie möglich ausfallen und keine Verluste für dein Handwerksbetrieb bedeuten, solltest du immer auf die Effizienz deiner Strecken schauen. Eine sorgfältige Routenplanung spart etwa Zeit und reduziert unnötige Kilometer, wodurch sich mitunter auch Gebiete bündeln lassen. Achte außerdem darauf, dass der Fahrzeugpool sinnvoll genutzt wird und alle Fahrzeuge gezielt koordiniert wurden. Das kann auch Fahrgemeinschaften beinhalten.

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Mit einer klaren und transparenten Berechnung der Anfahrtskosten sicherst du dir zufriedene Kunden und eine wirtschaftliche Arbeitsweise. Durch die Nutzung von Pauschalen oder Kilometerpauschalen vereinfachst du deine Kalkulation, während eine präzise Routenplanung und der gezielte Fahrzeugeinsatz helfen, deine Fahrtkosten zu senken.