Fragen und Antworten zur Zeiterfassung im Handwerk
Ist Zeiterfassung im Handwerk gesetzliche Pflicht?
Seit 2019 sind Unternehmen nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) gesetzlich verpflichtet, alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Zudem hat das Bundesarbeitsgericht im September 2022 entschieden: Unternehmen sind in Deutschland zur Zeiterfassung verpflichtet.
Muss die Zeiterfassung im Handwerk digital erfolgen?
Nein. Die Aufzeichnung kann analog erfolgen. Es gibt in Deutschland derzeit keine Pflicht, die Arbeitszeit digital zu erfassen.
Wie lange müssen Dokumente zur Zeiterfassung aufbewahrt werden?
In Deutschland müssen Dokumente zur Zeiterfassung zwei Jahre lang archiviert werden.
Wie kann ich die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden kostenlos erfassen?
Das geht entweder analog oder digital.
Mit welcher Handwerker App erfasse ich die Zeit meiner Mitarbeitenden?
Zum Beispiel mit der Meisterwerk App. Damit erfassen Sie die Arbeitszeiten schnell, einfach und ohne Fehler.
Planung, Verwaltung und Organisation sind zusätzliche Aufgaben, die Handwerkerinnen und Handwerkern viel Energie rauben. Und das neben den Aufträgen, die ohnehin schon viel Zeit kosten und möglichst präzise und schnell erledigt werden sollen. Die Zeiterfassung macht den ohnehin schon umfangreichen Arbeitsstapel meist noch größer. Erfolgt die Zeiterfassung unstrukturiert und unorganisiert, sind Fehler und Ungenauigkeiten vorprogrammiert.
Vielleicht kennen auch Sie als Handwerker oder als Handwerkerin das leidige Problem mit der Zeiterfassung. Arbeitsstunden werden einmal wöchentlich freitags auf Zetteln notiert. Der Mitarbeitende muss nach einem anstrengenden Tag auf der Baustelle extra noch mal ins Büro fahren und dort den Zettel einreichen. Die Buchhaltung wiederum schlägt sich mit unleserlichen Handschriften herum, investiert Zeit für Rückfragen an den Mitarbeitenden oder ärgert sich über verloren gegangene Stundenzettel, ohne die die Lohnabrechnung nicht korrekt erfolgen kann.
Besonders die unorganisierte, analoge Form der Aufzeichnung der Arbeitsstunden kostet Arbeitszeit und damit bares Geld. Mit der konsequenten und strukturierten Arbeitszeiterfassung vermeiden Sie viele Fehler von vornherein.
Dieses Chaos vermeiden Sie, wenn im ersten Schritt alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen strukturierten Stundenzettel ausfüllen, auf dem alle die gleichen Angaben machen müssen. Sie als Handwerksunternehmer oder -unternehmerin können dann alle Arbeitsstunden und Pausen übersichtlich nachvollziehen. Diese Stundenzettel werden anschließend in der Buchhaltung eingereicht, wo dann die stundengenauen Lohnabrechnungen erstellt werden.
Vorteile des Stundenzettels sind:
- Nachvollziehbare und einfache Nutzung
- Erfassung aller Arbeitszeiten in ihrer Dauer, den Pausen sowie Beginn und Ende
- Garantie eines gleichbleibenden Schemas
- Kontinuierliche Zeiterfassung durch Routine des Eintrags
- Vermeiden von Zettelwirtschaft und dem damit verbundenen Chaos
Vorsicht:
Wie Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen – händisch oder digital – ist Ihnen derzeit noch selbst überlassen. Zwar gibt es in Deutschland noch keine gesetzlichen Vorschriften zum Verfahren, im Zweifel zählt vor Gericht allerdings nur ein objektives, verlässliches und sowohl für Arbeitgebende und Arbeitnehmende zugängliches System. Objektiv bedeutet dabei, dass Arbeitszeiten manipulationssicher aufgezeichnet werden – eine einfache Papierdokumentation reicht laut einem Urteil des Arbeitsgerichts Emden nicht aus.
Die genaue Zeiterfassung ist im Handwerk gang und gäbe. Aber ist sie auch verpflichtend?
Lange hat Uneinigkeit darüber geherrscht, ob Unternehmen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden minutiös erfassen müssen. Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind Arbeitnehmende bisher lediglich dazu verpflichtet, die Überstunden sowie Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Damit steht das deutsche Gesetz im Widerspruch zum sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Denn dieses verpflichtet alle europäischen Unternehmen zur Erfassung von tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.1
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 sieht die Lage für Arbeitgebende und Arbeitnehmende allerdings anders aus. Eine Richterin hat entschieden, dass in Deutschland die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung besteht. Laut Fachleuten wird das Urteil weitreichende Auswirkungen haben. Kurz gesagt: Die Stechuhr kommt!2
Zeiterfassung im Handwerk: Digital oder analog?
Ob die Arbeitszeiten digital oder analog erfasst werden müssen, steht mit dem neuen Gerichtsurteil allerdings noch nicht fest. Erst wenn sich die Bundesregierung auf ein deutsches Gesetz zur Zeiterfassung einigt, wird höchstwahrscheinlich auch die Frage nach dem „Wie“ geklärt sein. Allerdings hat der EuGH im Mai 2019 bereits entschieden, dass die Systeme zur Arbeitszeiterfassung objektiv, verlässlich (manipulationssicher) und zugänglich sein müssen. Das wiederum deutet auf eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung hin.3
Auch, wenn die Frage nach der digitalen Zeiterfassung noch nicht abschließend geklärt ist: Für Handwerkerinnen und Handwerker ist sie eine bessere und präzisere Möglichkeit, die Arbeitsstunden aufzuzeichnen, als sie auf einem Zettel zu notieren. Denn die digitale Zeiterfassung kann die betriebsinterne Organisation vereinfachen und viel Zeit sparen. Hier werden alle Daten zentralisiert und können mobil von überall aus abgerufen werden. Fehler, wie beispielsweise das Vergessen von Arbeitsstunden, werden reduziert. Zudem werden die Arbeitsstunden in Echtzeit ohne Lücken dokumentiert, die zum Beispiel durch verloren gegangene Stundenzettel entstehen.
Zusätzlich sorgt eine präzise Zeiterfassung dafür, dass Sie schneller nachvollziehen, wie viel Zeit für welche Aufgaben bzw. Aufträge aufgewendet wird. Das verschafft Ihnen einen besseren Überblick über die Arbeitszeiten, aus dem Sie eventuell sogar Rückschlüsse für die Einsatzplanung für zukünftige Aufträge ziehen können!
Viele Gründe sprechen also für eine digitale Zeiterfassung. Mittlerweile gibt es gute Softwarelösungen für das Handwerk, mit denen die Umstellung schnell und einfach erfolgt.
Die Zeiterfassung digitalisieren Sie zum Beispiel mit der Meisterwerk App. Diese tritt an die Stelle des Stundenzettels aus Papier. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeichnen ihre Arbeitszeit hier minutengenau auf.
Doch nicht nur das: Die Meisterwerk App verschafft Ihnen einen ständigen Überblick über die Einsatzplanung sowie den Status Ihrer Aufträge! Und bietet Ihnen damit eine digitale Allround-Lösung für die Organisation Ihres Handwerksbetriebs!
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
