Inhaltsverzeichnis

 

Zusammenfassung

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein strukturierter Einarbeitungsplan entscheidet darüber, ob neue Kolleginnen bleiben oder schnell kündigen.
  • Die ersten 90 Tage zählen. Feste Ansprechperson, klare Aufgaben, regelmäßiges Feedback.
  • Einarbeitung ist Chefsache. Wer delegiert und vergisst, zahlt später mit Kündigungen und Neueinstellungen.

 

Systematische Einarbeitung: Fehler vermeiden und die Produktivität erhöhen

In großen Unternehmen spricht man von Onboarding. Damit ist ein systematischer Prozess gemeint, mit dem die neuen Mitarbeitenden ins Unternehmen und ihr neues Tätigkeitsfeld eingearbeitet werden.
Von diesem Vorgehen können auch Handwerksbetriebe profitieren und damit teure Fehler vermeiden, dennSystematische Einarbeitung: Fehler vermeiden und die Produktivität erhöhen

Systematische Einarbeitung: Fehler vermeiden und die Produktivität erhöhen
Einer der häufigsten Gründe für eine frühzeitige Kündigung ist eine schlecht verlaufende Einarbeitung.
Dieses Risiko lässt sich reduzieren. Neue Mitarbeitende sollten ihren neuen Kollegen offiziell vorgestellt werden und vom ersten Tag an vollständig ausgestattet sein. Erwartungen werden formuliert und zeitliche Abläufe abgesprochen. Handwerker-Software wie die Meisterwerk App unterstützen bei der Einsatzplanung und erleichtern die Kommunikation.


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Kosten und Nutzen einer systematischen Einarbeitung

Jeder Betrieb hat seine Besonderheiten und eingespielten Arbeitsprozesse. Das reicht von der morgendlichen Einsatzplanung bis hin zum Umgang mit Werkzeugen und Fahrzeugen. Für einen reibungslosen Ablauf müssen alle Mitarbeitenden diese Prozesse kennen, auch die Neuen. Mit klaren Regeln und digitalen Helfern werden neue Mitarbeitende schnell mit den Abläufen vertraut. Dadurch werden:

Die Vorteile einer guten, systematischen Einarbeitung
Die Vorteile einer guten, systematischen Einarbeitung

 

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Die 3 Phasen der systematischen Einarbeitung

Ein typischer Onboarding-Prozess besteht aus drei Phasen. Für jede Phase gibt es spezielle Maßnahmen, mit denen die Einarbeitung besser gelingt.‍

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag

Von der Unterschrift des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag gilt es den Start des neuen Mitarbeitenden vorzubereiten und den Kontakt zu halten. Folgende Maßnahmen erleichtern die Einarbeitung:

  • Ansprechpartner/Mentor im Betrieb benennen
  • Informationen zum Betrieb zusammenstellen
  • Unterlagen beschaffen (z.B. Gesundheitszeugnis)
  • Arbeitskleidung und Werkzeug vorbereiten

Phase 2: Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag führst du den neuen Kollegen oder die neue Kollegin ins Team ein. Auch in hektischen Zeiten solltest du genügend Zeit einplanen für:

  • Begrüßung durch Chef/Chefin und offizielle Vorstellung vor der Belegschaft
  • Begrüßung durch direkte Vorgesetzte (BetriebsleiterIn, VorarbeiterIn) und KollegInnen
  • Übergabe der Arbeitskleidung und Werkzeuge
  • Handy und oder Tablet, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten zu Programmen wie Meisterwerk App
  • Erster Rundgang durch den Betrieb und eventuell Einführung an Maschinen oder Fahrzeugen
  • Einsatzplan für die ersten Tage

Phase 3: Die Probezeit

In dieser Phase des Kennenlernens werden die Erwartungen von Seiten Arbeitgeber– und nehmer einem Realitätscheck unterzogen. Bis zum Ende der Probezeit sollte der neue Mitarbeitende fester Bestandteil des Teams sein:

  • Möglichst viele Bereiche des Unternehmens vorstellen und mit den wichtigsten Arbeitsprozessen und Zuständigkeiten vertraut machen
  • Mentor steht während der gesamten Probezeit als Ansprechpartner zur Verfügung
  • Erste Tätigkeiten werden eigenverantwortlich übernommen
  • Klare Erwartungen formulieren
  • Zwischen- und Abschlussgespräche vorbereiten und durchführen

Do’s und Dont’s der Einarbeitung                                                            

Do’s Dont’s
Professionelle Vorbereitung mit klar kommunizierten Vorgaben und Zuständigkeiten. Unvorbereitete Einarbeitung ohne klare Zuständigkeiten. Mitarbeitende, die sich schon am ersten Tag nicht wohlfühlen oder nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, fühlen sich eher abgeschreckt.
Genügend Zeit (min. 6-8 Wochen) für den Einarbeitungsprozess einplanen. Fehlende Zeit für die Einarbeitung. Mitarbeitende, die schon am ersten Tag kaum Beachtung finden, weil sich niemand zuständig fühlt und primär die alltäglichen Abläufe im Vordergrund stehen, brauchen länger, bis sie produktiv mitarbeiten können.
Vereinbarte Absprachen erfüllen und realistische Erwartungen formulieren (betrifft auch die Stellenbeschreibung) Kein Feedback. Mitarbeitende haben so nicht die Möglichkeit, ihr Verhalten an die Erwartungen anzupassen.
Festen Ansprechpartner für die neuen KollegInnen für alle Fragen rund um die neue Stelle bestimmen.  

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FAQ

Wie lange sollte die Einarbeitung neuer Mitarbeitender dauern?

Mindestens 6 bis 8 Wochen für eine systematische Einarbeitung. Das sind drei Phasen: vor dem ersten Arbeitstag (Mentor benennen, Kleidung/Werkzeug vorbereiten), am ersten Tag (Vorstellung, Rundgang, Einsatzplan), in der Probezeit (verschiedene Bereiche zeigen, klare Erwartungen formulieren, Zwischen- und Abschlussgespräche führen). Eine schlecht verlaufende Einarbeitung ist einer der häufigsten Gründe für frühe Kündigungen.

Warum sollte ich einen Mentor für neue Mitarbeitende benennen?

Ein fester Ansprechpartner gibt Sicherheit. Die neue Person weiß, an wen sie sich mit Fragen wenden kann. Das beschleunigt das Lernen und das Wohlfühlen im Team. Der Mentor steht während der ganzen Probezeit zur Verfügung. Ohne klare Zuständigkeit fühlen sich Neue schnell verloren — sie kündigen früher oder lernen langsamer.

Was gehört zum ersten Arbeitstag?

Offizielle Vorstellung vor der Belegschaft, Begrüßung durch Vorgesetzte und Kollegenteam, Übergabe von Kleidung und Werkzeug, Zugangsdaten für E-Mail und eingesetzte Apps, Rundgang durch Betrieb, Einführung an Maschinen und Fahrzeugen, Einsatzplan für die erste Woche. Plane dafür genug Zeit ein — der erste Tag entscheidet oft, ob sich jemand willkommen fühlt.

Wie vermeidest du, dass neue Mitarbeitende schnell wieder kündigen?

Mit professioneller Vorbereitung und klarer Kommunikation. Realistische Erwartungen in der Stellenbeschreibung, Bestätigung der Absprachen, kein Feedback = keine Möglichkeit, sich anzupassen. Benenne einen Ansprechpartner, plane mindestens 6-8 Wochen Einarbeitung, führe Zwischen- und Abschlussgespräche. Zeige verschiedene Bereiche und lass die Person schnell eigenverantwortlich arbeiten.

Welchen digitalen Helfer brauchst du für Einsatzplanung?

Ein Programm wie die Meisterwerk App erleichtert die Einsatzplanung erheblich. Damit sehen neue Mitarbeitende sofort, wo sie eingesetzt werden und mit wem. Die Kommunikation läuft übers Programm, Änderungen sehen alle in Echtzeit. Das schafft Struktur und reduziert Chaos — neue Mitarbeitende verstehen ihre Rolle schneller.
Eva-Maria Morton de Lachapelle |

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