Inhaltsverzeichnis
- Systematische Einarbeitung: Fehler vermeiden und die Produktivität erhöhen
- Kosten und Nutzen einer systematischen Einarbeitung
- Die 3 Phasen der systematischen Einarbeitung
- Do’s und Dont’s der Einarbeitung
- Gratis PDF-Ratgeber herunterladen
Systematische Einarbeitung: Fehler vermeiden und die Produktivität erhöhen
In großen Unternehmen spricht man von Onboarding. Damit ist ein systematischer Prozess gemeint, mit dem die neuen Mitarbeitenden ins Unternehmen und ihr neues Tätigkeitsfeld eingearbeitet werden.
Von diesem Vorgehen können auch Handwerksbetriebe profitieren und damit teure Fehler vermeiden, denn
Einer der häufigsten Gründe für eine frühzeitige Kündigung ist eine schlecht verlaufende Einarbeitung.
Dieses Risiko lässt sich reduzieren. Neue Mitarbeitende sollten ihren neuen Kollegen offiziell vorgestellt werden und vom ersten Tag an vollständig ausgestattet sein. Erwartungen werden formuliert und zeitliche Abläufe abgesprochen. Handwerker-Software wie die Meisterwerk App unterstützen bei der Einsatzplanung und erleichtern die Kommunikation.
Dieses Risiko lässt sich reduzieren. Neue Mitarbeitende sollten ihren neuen Kollegen offiziell vorgestellt werden und vom ersten Tag an vollständig ausgestattet sein. Erwartungen werden formuliert und zeitliche Abläufe abgesprochen. Handwerker-Software wie die Meisterwerk App unterstützen bei der Einsatzplanung und erleichtern die Kommunikation.
Jeder Betrieb hat seine Besonderheiten und eingespielten Arbeitsprozesse. Das reicht von der morgendlichen Einsatzplanung bis hin zum Umgang mit Werkzeugen und Fahrzeugen. Für einen reibungslosen Ablauf müssen alle Mitarbeitenden diese Prozesse kennen, auch die Neuen. Mit klaren Regeln und digitalen Helfern werden neue Mitarbeitende schnell mit den Abläufen vertraut. Dadurch werden:
Die 3 Phasen der systematischen Einarbeitung
Ein typischer Onboarding-Prozess besteht aus drei Phasen. Für jede Phase gibt es spezielle Maßnahmen, mit denen die Einarbeitung besser gelingt.
Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag
Von der Unterschrift des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag gilt es den Start des neuen Mitarbeitenden vorzubereiten und den Kontakt zu halten. Folgende Maßnahmen erleichtern die Einarbeitung:
- Ansprechpartner/Mentor im Betrieb benennen
- Informationen zum Betrieb zusammenstellen
- Unterlagen beschaffen (z.B. Gesundheitszeugnis)
- Arbeitskleidung und Werkzeug vorbereiten
Phase 2: Der erste Arbeitstag
Am ersten Arbeitstag führst du den neuen Kollegen oder die neue Kollegin ins Team ein. Auch in hektischen Zeiten solltest du genügend Zeit einplanen für:
- Begrüßung durch Chef/Chefin und offizielle Vorstellung vor der Belegschaft
- Begrüßung durch direkte Vorgesetzte (BetriebsleiterIn, VorarbeiterIn) und KollegInnen
- Übergabe der Arbeitskleidung und Werkzeuge
- Handy und oder Tablet, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten zu Programmen wie Meisterwerk App
- Erster Rundgang durch den Betrieb und eventuell Einführung an Maschinen oder Fahrzeugen
- Einsatzplan für die ersten Tage
Phase 3: Die Probezeit
In dieser Phase des Kennenlernens werden die Erwartungen von Seiten Arbeitgeber– und nehmer einem Realitätscheck unterzogen. Bis zum Ende der Probezeit sollte der neue Mitarbeitende fester Bestandteil des Teams sein:
- Möglichst viele Bereiche des Unternehmens vorstellen und mit den wichtigsten Arbeitsprozessen und Zuständigkeiten vertraut machen
- Mentor steht während der gesamten Probezeit als Ansprechpartner zur Verfügung
- Erste Tätigkeiten werden eigenverantwortlich übernommen
- Klare Erwartungen formulieren
- Zwischen- und Abschlussgespräche vorbereiten und durchführen
| Do’s | Dont’s |
|---|---|
| Professionelle Vorbereitung mit klar kommunizierten Vorgaben und Zuständigkeiten. | Unvorbereitete Einarbeitung ohne klare Zuständigkeiten. Mitarbeitende, die sich schon am ersten Tag nicht wohlfühlen oder nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, fühlen sich eher abgeschreckt. |
| Genügend Zeit (min. 6-8 Wochen) für den Einarbeitungsprozess einplanen. | Fehlende Zeit für die Einarbeitung. Mitarbeitende, die schon am ersten Tag kaum Beachtung finden, weil sich niemand zuständig fühlt und primär die alltäglichen Abläufe im Vordergrund stehen, brauchen länger, bis sie produktiv mitarbeiten können. |
| Vereinbarte Absprachen erfüllen und realistische Erwartungen formulieren (betrifft auch die Stellenbeschreibung) | Kein Feedback. Mitarbeitende haben so nicht die Möglichkeit, ihr Verhalten an die Erwartungen anzupassen. |
| Festen Ansprechpartner für die neuen KollegInnen für alle Fragen rund um die neue Stelle bestimmen. |
