Ein Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitenden hat andere Anforderungen als ein Bauunternehmen mit fünfzig. Bevor du Anbieter vergleichst, prüfe diese sechs Kernfunktionen:
Angebot und Rechnung. Schnelle Angebotserstellung, GAEB-Schnittstelle für Ausschreibungen, Teilrechnungen, Skonto, Mahnwesen, E-Rechnung-fähig (Pflicht ab 2025 für B2B-Eingangsrechnungen, freiwillig im B2C). Die E-Rechnung gemäß § 14 UStG i. V. m. EN 16931 betrifft 2026 jeden Handwerksbetrieb mit Geschäftskunden.
Zeiterfassung. Mobil, GPS-fähig, mit Zuordnung zu Baustellen und Aufträgen. Nach BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist eine Erfassung der Arbeitszeit Pflicht.
Einsatzplanung. Drag-and-Drop-Plan für Mitarbeitende, Fahrzeuge und Material. Sichtbar für die Mannschaft auf dem Smartphone.
Baustellendokumentation. Bautagebuch, Foto-Upload, Aufmaß, digitale Unterschriften.
Mobile App und Offline-Modus. Auf der Baustelle gibt es Funklöcher. Eine App, die nur online funktioniert, ist im Handwerk eine Fehlinvestition.
DSGVO und Hosting in der EU. US-Server bedeuten zusätzliche Verträge nach Schrems II, wenn dein Auftraggeber öffentliche Hand ist, oft ein Ausschlusskriterium.
Meisterwerk ist eine modulare Software für Handwerksbetriebe aus Berlin. Module für Angebot, Rechnung, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Baustellendokumentation greifen ineinander, ohne dass du eine Funktion mitbezahlst, die du nicht brauchst.
Stärken: Bedienung auf dem Niveau einer Wetter-App, Mitarbeitende kommen ohne Schulung zurecht. Modularer Aufbau mit transparenter Preisgestaltung. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform. Direkter deutscher Support.
Schwächen: Keine GAEB-Schnittstelle für öffentliche Ausschreibungen. Keine BIM-Integration.
Preis: Module ab ca. 15 Euro pro Nutzer und Monat . Kostenlose Testphase, kein Setup-Fee.
Passt für: Handwerksbetriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitenden, die einen Allrounder ohne Funktions-Ballast suchen.
plancraft ist eine Hamburger Handwerker-Software mit Fokus auf Angebot, Rechnung und einfache Bedienung. Stark im SHK- und Elektro-Bereich.
Stärken: Sehr aufgeräumte Oberfläche. Schnelle Angebotserstellung. Gute mobile App. Hosting in Deutschland.
Schwächen: Einsatzplanung und Bautagebuch sind im Vergleich zu Spezialtools schlanker. Erweiterte Lager- und Materialverwaltung fehlt.
Preis: Ab ca. 49 Euro pro Nutzer und Monat im Standard-Paket .
Passt für: Betriebe mit 2 bis 20 Mitarbeitenden im Bereich SHK, Elektro, Maler.
hero ist ein Berliner Anbieter, der ursprünglich aus dem Handwerks-CRM kam und 2024 stark in Richtung ERP gewachsen ist. Breites Funktionsspektrum.
Stärken: Umfangreiches CRM mit Lead-Tracking. Marketing-Funktionen integriert. Schnittstelle zu DATEV.
Schwächen: Komplexer Funktionsumfang erhöht den Einarbeitungsaufwand. Preise im oberen Drittel des Marktes.
Preis: Ab ca. 79 Euro pro Nutzer und Monat im Basis-Tarif .
Passt für: Betriebe ab 10 Mitarbeitenden mit Vertriebsfokus, die CRM und Marketing aus einer Hand wollen.
Sage ist ein etablierter Anbieter aus dem Mittelstandssoftware-Markt. Sage 50 Handwerk ist die kleine, On-Premise-fähige Variante, Sage 100 Handwerk die Enterprise-Version.
Stärken: Tiefe Integration in Buchhaltung, Lohn und Finanzwesen. GAEB-Schnittstelle vorhanden. Standardisierte Schnittstelle zu DATEV.
Schwächen: Bedienung wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Lösungen altmodisch. Mobile App ist Nachzügler. Setup teuer.
Preis: Ab ca. 65 Euro pro Nutzer und Monat, plus Einrichtung .
Passt für: Betriebe ab 20 Mitarbeitenden mit Buchhaltung im Haus und GAEB-Pflicht.
openhandwerk ist eine Berliner Handwerker-Software mit Fokus auf Bauhaupt- und Ausbaugewerke. Stärken liegen im Aufmaß und in der Aufgabenverwaltung.
Stärken: Solides Aufmaß und Bautagebuch. Aufgabenmanagement in der App. Faires Preisniveau.
Schwächen: Angebots- und Rechnungsmodul weniger ausgereift als bei plancraft oder Meisterwerk. Funktionsumfang im Detail unübersichtlich.
Preis: Ab ca. 39 Euro pro Nutzer und Monat .
Passt für: Bauhauptgewerbe und Ausbaugewerke mit Schwerpunkt Dokumentation.
ToolTime ist ein Berliner Anbieter mit Fokus auf einfache mobile Bedienung. Zielgruppe sind kleine Betriebe und Solo-Handwerker.
Stärken: Sehr einfache Bedienung. Schneller Einstieg. Gute mobile App. Faires Preisniveau für Kleinbetriebe.
Schwächen: Funktionsumfang bewusst schlank, wer wächst, stößt schnell an Grenzen. Keine vertiefte Materialverwaltung. Keine GAEB-Schnittstelle.
Preis: Ab ca. 29 Euro pro Nutzer und Monat .
Passt für: Solo-Handwerker und Betriebe mit 2 bis 5 Mitarbeitenden.
| Anbieter | Preis ab/Nutzer | Stärke | Schwäche | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Meisterwerk | ~15 €/Mo | Modular, einfach | Keine GAEB | 3–50 MA, alle Gewerke |
| plancraft | ~49 €/Mo | Angebot/Rechnung | Einsatzplanung schlank | 2–20 MA, SHK/Elektro |
| hero Software | ~79 €/Mo | CRM + Marketing | Komplex, teuer | ab 10 MA, Vertriebsfokus |
| Sage Handwerk | ~65 €/Mo | Buchhaltung, GAEB | Altmodisch, mobil schwach | ab 20 MA, GAEB-Pflicht |
| openhandwerk | ~39 €/Mo | Aufmaß, Doku | Rechnung mittelmäßig | Bauhaupt-/Ausbaugewerke |
| ToolTime | ~29 €/Mo | Einfachheit | Wenig Tiefe | Solo, 2–5 MA |
Alle Preise . Aktuelle Konditionen direkt beim Anbieter prüfen.
1. Größe deines Betriebs. Solo bis 5 Mitarbeitende: ToolTime, Meisterwerk Basis. 5–20: plancraft, Meisterwerk, openhandwerk. 20–50: Meisterwerk, hero, Sage. Ab 50: Sage 100, individuelle ERP-Lösungen.
2. Gewerk. SHK und Elektro sind bei plancraft und Meisterwerk gut bedient. Bauhaupt und Ausbau stärker bei openhandwerk und Sage. Maler und Bodenleger laufen gut auf Meisterwerk und ToolTime.
3. Auftraggeber-Struktur. Öffentliche Hand verlangt oft GAEB, das engt auf Sage, openhandwerk, plancraft (mit Erweiterung) ein. B2C und privates B2B laufen auf jeder Software.
4. Vorhandene Buchhaltung. Wer DATEV-Anbindung beim Steuerberater hat, sollte das prüfen, die meisten Anbieter unterstützen es, die Tiefe variiert.
5. Akzeptanz im Team. Die beste Software, die niemand benutzt, ist verschenktes Geld. Hol drei Mitarbeitende in den Auswahlprozess: einen Vorarbeiter, einen Lehrling, einen aus dem Büro. Wer nach 30 Minuten nicht zurechtkommt, bringt der Auswahl ein Ausschlusskriterium.
6. Testphase nutzen. Alle hier genannten Anbieter bieten kostenlose Testphasen. Nutze 14 bis 30 Tage mit echten Daten. Erst danach unterschreiben.
Fehler 1: Funktionen kaufen, die niemand nutzt. Wer ohne Bedarf für CRM und Marketing zu hero greift, zahlt 30 Euro mehr pro Nutzer und Monat. Bei 8 Mitarbeitenden sind das 240 Euro im Monat, fast 3.000 Euro im Jahr für Module, die niemand öffnet.
Fehler 2: Auf Setup-Fee verzichten und auf den Setup verzichten. Wer eine komplexe Software ohne Onboarding einführt, hat nach drei Monaten eine halb genutzte Lösung mit unsauberen Daten. Setup-Fees sind oft sinnvoll, wenn der Anbieter sie verlangt, hat das einen Grund.
Fehler 3: Die Mitarbeitenden ignorieren. Akzeptanz entscheidet. Eine Software, die den Mitarbeitenden auf der Baustelle nervt, wird umgangen. Er führt wieder Zettel.
Fehler 4: Zu eng denken. Wer heute 5 Mitarbeitende hat und auf 15 wachsen will, sollte nicht nur auf den heutigen Preis schauen, sondern auf die Skalierbarkeit.
Es gibt keine einzige beste Handwerker-Software, nur die richtige für den jeweiligen Betrieb. Solo-Handwerker und Kleinbetriebe fahren mit ToolTime und Meisterwerk gut, mittelgroße Betriebe mit plancraft und Meisterwerk, GAEB-pflichtige mit Sage, vertriebsstarke mit hero, dokumentationsstarke mit openhandwerk. Vergleiche immer drei Anbieter direkt mit echten Daten in der Testphase, nicht auf der Demo-Folie.
Quellen: