Bei der FH-Werbetechnik gingen die Auftragszettel durch viele Hände. Seitdem das Team die Meisterwerk App nutzt, läuft der ganze Prozess papierlos.
Bei der FH-Werbetechnik durchlaufen die Aufträge einen akkuraten Prozess, bei dem jeder Mitarbeitende seine zugeteilte Aufgabe hat. Die Mediengestalterin erstellt Skizzen, gibt den Auftrag anschließend an die Kalkulationsabteilung, bei der berechnet wird, wie viel Folie und Arbeitszeit benötigt wird. Die Kalkulationsabteilung gibt den Vorgang anschließend an die Angebotsabteilung, die den Preis berechnet und das Angebot an den Kunden oder die Kundin verschickt. Sobald die Bestellung bestätigt wird, geht der Vorgang weiter zur Produktion, um die Verfügbarkeit zu überprüfen. Anschließend kommt er zur Terminierung wieder an einen anderen Mitarbeiter, der einen Termin mit dem Kunden vereinbart. Danach geht der Auftrag wieder an die Produktion und sobald alles vorbereitet ist, kommt der Vorgang weiter zur Montageabteilung. Nachdem alles montiert ist, muss der Papierstapel an die Rechnungsabteilung gegeben werden, woraufhin die Rechnung an den Kunden rausgeht. Der Azubi hat die gesammelten Werke dann komplett eingescannt und archiviert.
Die Krux mit den Auftragszetteln
Die Auftragszettel waren ständig in Bewegung, ein fehleranfälliges Prozedere. Betriebsleiterin Karina Muntsch blickt zurück: “Andauernd wurden Auftragszettel gesucht und zudem konnten die Mitarbeitenden nicht nachvollziehen, in welcher Abteilung oder bei welcher Kollegin oder welchem Kollegen der Auftrag gerade aus welchem Grund hing.”
Mehr Zeit und weniger Papier mit der Meisterwerk App
Seitdem das Team die Meisterwerk App nutzt, braucht es quasi kein Papier mehr. Das ist sehr angenehm und spart Unmengen an Zeit. Vor allem weil die Suche nach den Aufträgen entfällt. Zudem können die Mitarbeitenden bei Kundenanfragen immer nachsehen, wie weit der aktuelle Vorgang ist und dem Kunden sofort Auskunft geben, wann der nächste Schritt eingeleitet wird. Die Zeitersparnis macht sich auch morgens bemerkbar. Während die Team-Besprechung sonst eine halbe Stunde dauerte, ist mittlerweile in maximal zehn Minuten alles besprochen. Der Betrieb spart so pro Tag zusätzlich 20 Minuten pro Mitarbeitendem. Außerdem können keine Aufträge mehr verschwinden oder vergessen werden. Wenn der oben beschriebene Auftragszettel nämlich (aus welchen Gründen auch immer) am Ende nicht bei der Rechnungsabteilung ankam, wurde folglich auch keine Rechnung an den Kunden geschickt.
“Es ist anfangs ein bisschen ungewohnt ABER: Wir alle fühlen uns befreit ohne den ganzen Papierkram auf den Schreibtischen. Wir sind rundum zufrieden und möchten kein anderes System mehr als die Meisterwerk App”, meint Betriebsleiterin Karina Muntsch.
FH-Werbetechnik GmbH
Das elfköpfige Team skizziert, visualisiert, produziert und montiert alles, was sichtbar macht. Das Angebot des Kulmbacher Betriebs reicht von der Fassadengestaltung bis hin zu Fahrzeugbeschriftungen, aber auch Print-Werbung wie Visitenkarten oder Flyer.
Weitere Informationen dazu http://www.fh-werbetechnik.de/
