Ein 20-seitiges Word-Dokument für Aufträge sorgt für Kommunikationsstau
Bis vor ein paar Monaten hat der Meisterbetrieb noch alle Aufträge mit Word und Outlook koordiniert. Doch das hat zu einigen Problemen geführt. „Für die Einsatzplanung gab es zuvor eine lange Word-Liste mit Aufträgen, die immer wieder von verschiedenen Personen erweitert und ergänzt wurde“, erzählt Andreas Willers, Bürokaufmann bei Schichtl Elektrotechnik.
So waren alle relevanten Informationen über eine große Liste verteilt. Das hat oft für Verwirrung bei den Monteuren gesorgt. „Diese Word-Liste hatte einen Umfang von etwa 20 Seiten und war damit extrem aufgebläht und unübersichtlich“, sagt Andreas Willers. Kein Wunder also, dass neben der Pflege der Liste noch viele weitere Absprachen nötig waren.
Ständige Absprachen sorgen für Überstunden
Da es nur eine große Auftragsliste gab, waren die Informationen über Aufträge, Termine und Co. sehr unübersichtlich. Monteure mussten innerhalb dieser Liste lange nach dem aktuellen Stand eines Auftrags suchen. Das kostete Zeit und sorgte für Frustration.
Es fehlte eine Software, mit der die Informationen schnell und übersichtlich an die verschiedenen Monteure verteilt werden konnte. Den aktuellen Stand eines Auftrags erfassen, konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur im Büro am Computer. Wenn der Monteur unterwegs war, hatte er keine Möglichkeit, die aktuelle Planung einzusehen. Deshalb wurden viele Informationen kurzerhand mündlich ausgetauscht. „Wir haben extrem viele Absprachen und Telefonate geführt. So manches Mal musste ich deshalb bis 20 Uhr im Büro bleiben“, erklärt Andreas Willers.
Ralf Schichtl entdeckt die Meisterwerk App bei der Online-Recherche
Der Geschäftsführer und Elektromeister Ralf Schichtl wusste: So kann es dauerhaft nicht weitergehen. Er wollte seinem Team die unnötigen Überstunden und die Frustration durch zu viele Absprachen ersparen. Deshalb suchte er nach einer Lösung, um die zahlreichen Termine und Aufträge besser zu koordinieren.
Ralf Schichtl hat online nach einer Software recherchiert, mit der er übersichtliche Einsatzpläne erstellen, Prozesse besser koordinieren und den Austausch zwischen dem Büro und den Monteuren vereinfachen kann. Schnell stieß er dabei auf die Meisterwerk App. Die Software hat sich auf die übersichtliche Einsatzplanung von Handwerksbetrieben spezialisiert und schien die perfekte Lösung für sein Problem zu sein. Kurzerhand beschloss der Elektromeister, die App im Betrieb zu testen.
Mit der Meisterwerk App spart Schichtl Elektrotechnik nun eine Stunde Arbeitszeit pro Tag!
Nach einer kurzen Testphase ist die App seit mehreren Monaten im täglichen Einsatz und ständiger Begleiter von Bürokaufmann Andreas Willers. „Mit der Meisterwerk App haben wir endlich die volle Übersicht über die Aufträge und Termine im Betrieb. Die Mitarbeitenden sind jederzeit bestens über den aktuellen Stand eines Auftrags informiert!“, zeigt sich der Bürokaufmann begeistert.
Besonders hilfreich ist für Andreas Willers die Kategorisierung der Daten. „Ich kann zum Beispiel unter dem Stichwort „Kundendienst“ schnell alle dazugehörigen Aufträge finden. Es dauert also nur ein paar Sekunden, alle Informationen aufzurufen, die ich gerade brauche. Diese Übersichtlichkeit erleichtert mir die Arbeit enorm!“, berichtet Andreas Willers.
Viele Absprachen sind nun gar nicht mehr nötig. Alle Informationen werden in Echtzeit in die Meisterwerk App eingepflegt. Da die Software cloudbasiert ist, können alle Mitarbeitenden die Daten jederzeit auf ihrem Laptop oder ihrem Smartphone einsehen. Ganz egal, ob sie gerade im Büro oder beim Kunden vor Ort sind. „Durch diesen verschlankten Informationsfluss sparen wir pro Tag ungefähr eine Stunde Arbeitszeit!“, zeigt sich der Büroleiter begeistert!
Die Meisterwerk App sorgt bei Schichtl Elektrotechnik dafür, dass alle früher Feierabend haben
Dank dem Einsatz der Meisterwerk App bei Schichtl Elektrotechnik gehören Überstunden und Arbeitstage bis 20 Uhr endlich der Vergangenheit an. „Durch die übersichtliche Einsatzplanung in der Software können wir nun häufiger am Freitagnachmittag um 14 Uhr ins wohlverdiente Wochenende gehen!“, sagt Andreas Willers.
So spart auch Ihr Betrieb Zeit mit Meisterwerk
Arbeiten auch Sie in Ihrem Handwerksbetrieb noch immer mit Outlook und Word bei der Einsatzplanung? Das ist besonders umständlich, wenn Sie viele Aufträge haben und ein Team von mehr als fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern organisieren müssen.
Als erfolgreiches Handwerksunternehmen bietet Ihnen eine Planungssoftware wie die Meisterwerk App zahlreiche Vorteile. So sparen Sie viel Zeit und Nerven. Mit unserer App planen Sie immer übersichtlich in Echtzeit. Anpassungen nehmen Sie auch von unterwegs vor. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind so immer auf dem aktuellsten Stand – ganz ohne zusätzliche Absprachen!
Über Schichtl Elektrotechnik:
Der Meisterbetrieb Schichtl Elektrotechnik aus Leverkusen sorgt seit 2001 dafür, dass elektrische Energie dahin kommt, wo der Kunde sie braucht. Die Kundschaft des Betriebs besteht hauptsächlich aus Industriekunden und Vermietern von Mehrfamilienhäusern. Hier kümmern sich die Monteure des Betriebs darum, dass Beleuchtungs- und Rolladentechnik, sowie Türsprech- und Alarmanlagen einwandfrei funktionieren.
