Einsatzplanung im Handwerk: So gelingt sie übersichtlich und effizient + Excel-Vorlage

“Uns fehlen im Handwerk 250.000 Fachkräfte”, erklärt Hans Peter Wollseifer, Präsident des Zentralverbands des deutschen Handwerks, in einem Interview mit dem Tagesspiegel. Der Fachkräftemangel hat zur Folge, dass Betriebe händeringend nach qualifizierten Mitarbeitenden suchen. Das macht sowohl die Personalbedarfsplanung als auch die Einsatzplanung im Handwerk kompliziert. Denn an Aufträgen fehlt es den Betrieben in vielen Branchen nicht. 

Das bringt Handwerksbetriebe in eine verzwickte Lage: zu viele Aufträge, zu wenige Handwerkerinnen und Handwerker. Für die Einsatzplanung bedeutet das oftmals, mit zu wenig Ressourcen zurechtkommen zu müssen. Die Einsatzplanung im Handwerk muss deshalb möglichst effizient und genau erfolgen. Aus diesem Grund lohnt es sich, wenn Handwerksbetriebe ihre aktuellen Prozesse hinterfragen.

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Nicht nur der Fachkräftemangel bereitet Mühe, sondern auch der steigende Verwaltungsaufwand. Behörden und Institutionen verlangen mehr Dokumentation. Das betrifft nicht nur die Planung, sondern den gesamten Arbeitsprozess. Zusätzlich erhalten Handwerksbetriebe immer mehr Anfragen auf ihren digitalen Kanälen, vor allem per E-Mail. Kundinnen sowie Kunden neigen dazu, mehrere schriftliche Angebote einzuholen und Preise zu vergleichen, bevor sie sich für eine Handwerkerin oder einen Handwerker entscheiden. 

Zudem erwarten sie von den Betrieben, dass sie in kurzer Zeit reagieren und Angebote schnell zuschicken. Diese erhöhten Ansprüche haben Auswirkungen auf die Einsatzplanung in den Handwerksbetrieben. Denn es ist das Personal im Büro, das sich um die Personaleinsatzplanung der Handwerkerinnen und Handwerker kümmert. Und gleichzeitig fängt es die vermehrten Anfragen und den höheren Verwaltungsaufwand auf. 

Mit Digitalisierung sowie guter Einsatzplanung lassen sich die Folgen dieser Herausforderungen abfangen. 

Viele Handwerksbetriebe arbeiten noch mit Plantafeln und Papier-Auftragszetteln. Da ist es schwer, den Überblick zu behalten. Besonders in Zeiten hoher Auslastung. 

Hier eine Kundin, die sofort Hilfe braucht. Am besten gestern! Dort ein Mitarbeiter, der erkrankt ist: Es entsteht leicht Chaos, wenn ständig Papiere gesucht und aktualisiert werden müssen, sobald Änderungen hereinkommen. 

Schneller und effizienter geht die Personal- und Einsatzplanung mit Handwerker Apps oder durchdachten Excel- oder Google-Sheets-Tabellen. 

Digitale Einsatzplanung macht Ihren Job als Handwerkerin oder Handwerker auf vielen Ebenen leichter. Von gesteigerter Effizienz bis zu zufriedener Kundschaft. Hier sind sechs Gründe, wie das Handwerk von digitaler Einsatzplanung profitiert. 

1. Die Ressourcen, die da sind, optimal nutzen
   Ob Arbeitskräfte, Maschinen, Werkzeuge oder Material: Mit digitaler Einsatzplanung nutzen Handwerksbetriebe ihre Ressourcen effizienter. Das heißt: Du hast weniger Leerlaufzeiten und verbesserst die Auslastung.

2. Über Handwerker Apps Echtzeitinformationen erhalten
   Digitale Programme bieten – im Gegensatz zur Plantafel – wichtige Echtzeitinformationen. Du siehst jederzeit den aktuellen Status von Aufträgen und die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden. Auch dann, wenn du gerade nicht vor der Plantafel stehst. So reagierst du schneller auf Änderungen, Anfragen und unvorhergesehene Ereignisse. 

3. Gute Planung mögen auch deine Kundinnen und Kunden
   Du bearbeitest Anfragen zügiger und hältst deine Termine genauer ein. Auf Rückfragen oder Änderungswünsche reagierst du schneller und flexibler. Das steigert das Vertrauen in deine Arbeit und die Zufriedenheit deiner Kundschaft. 

4. Gute Einsatzplanung verbessert die Stimmung unter Mitarbeitenden
   Die Planung ist jederzeit einsehbar, nachvollziehbar und übersichtlicher. So wissen deine Mitarbeitenden stets, was du zu tun hast und kannst deinen Arbeitstag optimaler planen. Das erhöht die Zufriedenheit der gesamten Belegschaft.

5. Funktionierende Einsatzplanung spart bares Geld
   Denn wenn du Arbeitskräfte effizienter planst und Leerlaufzeiten senkst, dann reduzierst du dadurch auch deine Betriebskosten. ‍

6. Digitale Einsatzplanung hilft bei lückenloser Dokumentation
   Wo war noch mal der Auftragszettel …? Digitale Einsatzplanung baut Papierchaos ab: Ihr dokumentiert Absprachen, Arbeitszeiten und Aufträge lückenloser. Alle wichtigen Infos sind in wenigen Klicks einsehbar. 

Excel-Tabelle oder Handwerker App: Welche Alternative passt zu deinem Betrieb?

Excel-Tabellen sind oft die erste Anlaufstelle, wenn Handwerkerinnen oder Handwerker ihre Einsatzplanung papierlos gestalten wollen. Das liegt auch auf der Hand: Denn in vielen Büros von Handwerksbetrieben wird das Programm sowieso schon genutzt. Das macht die Umstellung von Papier zur Excel-Tabelle leicht. 

Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Büro müssen zwar die Änderungen auch hier händisch eingeben, behalten aber bei der Einsatzplanung ihres Handwerksbetriebes gut die Übersicht. Außerdem haben sie die Möglichkeit, die Einsatzpläne mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen.

Damit du direkt mit der effizienten Einsatzplanung im Handwerk starten können: Lädst du hier unsere kostenlose Excel-Vorlage herunter:

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Wer sich mehr Funktionen wünscht, sollte sich Handwerker Apps zur Organisation von Aufträgen genauer ansehen. Denn mit diesen gelingt die Einsatzplanung besonders effizient und übersichtlich. Außerdem gibt es in den meisten Apps Dokumentationsfunktionen. Das erleichtert den restlichen Verwaltungsaufwand. Werden Informationen aktualisiert, zum Beispiel bei der Personalplanung, dann erhalten die betroffenen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter direkt eine Benachrichtigung.

Gute Einsatzplanung heißt: Den Überblick behalten. Kleine Handwerksbetriebe sollten bei der Wahl der Handwerker App also darauf achten, dass die Anwendung auf den ersten Blick verständlich und nutzerorientiert gestaltet ist. Und nur die Funktionen bietet, die du auch wirklich brauchst. Ein umfangreiches Programm erleichtert dir die Arbeit nicht, wenn du nur ein Drittel der Funktionen nutzt und ständig den Überblick verlierst.

Setze auf Apps, die extra für die Anforderungen von Handwerksbetrieben entwickelt wurden, etwa die Meisterwerk App.

“Seit wir die Meisterwerk App nutzen, sparen wir wöchentlich mehrere Stunden Arbeitszeit ein. Nicht nur durch die effiziente Personalplanung für die Elektroinstallation, sondern auch, weil Informationen und Fotos zentral abgelegt werden.” So lautet die Rückmeldung von Michael Lima Sa von der Elektrotechnik SA & Söhne GmbH. Und die Meisterwerk App kann noch mehr – von Angebot über Planung, Ausführung, Dokumentation, Zeiterfassung und Rechnungsstellung.

Probiere die Meisterwerk App aus und gestalte deine Einsatzplanung einfach und zeitsparend – natürlich angepasst an bestehende Prozesse in deinem Handwerksbetrieb. 

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1. Schule deine Mitarbeitenden, wenn du ein neues Programm zur Einsatzplanung einführst. Zeige ihnen von Anfang an die Vorteile auf und wie das Programm allen den Job erleichtert. Das verbessert die Akzeptanz des neuen Programms. ‍

2. Überprüfe in regelmäßigen Abständen, wie wirksam die neuen Prozesse sind. Schaue, was du ändern musst, falls es noch knirscht. Bitte auch deine Belegschaft um Rückmeldung, was gut funktioniert und was besser laufen könnte.  

‍Fazit

Eine gute digitale Einsatzplanung ist im Handwerk essenziell. Sie hilft, aktuelle Herausforderungen abzufangen und spart Handwerksbetrieben sowohl Zeit als auch Geld. Zum Einstieg eignen sich durchdachte Excel-Tabellen. Wer mehr Funktionen haben möchte, ist mit Handwerker Apps gut beraten.