Inhaltsverzeichnis
- Warum ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll ist
- Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
- Klassische Ablage vs. digitales Dokumentenmanagement im Vergleich
- Diese Vorteile bietet ein DMS für Handwerksbetriebe
- So unterstützt die Meisterwerk App bei der Dokumentenverwaltung
- So startest du mit digitalem Dokumentenmanagement
- Fazit: Digitales Dokumentenmanagement zahlt sich aus
„Das Angebot muss hier doch irgendwo sein!" – Wieder einmal kostbare Minuten mit Dokumentensuche verschwendet? Damit ist jetzt Schluss. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem, wie es die Meisterwerk App bietet, hast du alle wichtigen Unterlagen sofort griffbereit – ob im Büro oder auf der Baustelle. Wir zeigen dir, wie du damit bis zu zwei Stunden pro Tag einsparen kannst.
Der Schreibtisch quillt über vor Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Im E-Mail-Postfach landen täglich neue Kundenanfragen. Und dann sind da noch die Fotos von der Baustelle auf dem Handy. Die Organisation all dieser Unterlagen kostet wertvolle Zeit – Zeit, die du eigentlich für deine Kernaufgaben bräuchtest.
Eine Studie der Gartner Group zeigt: Beschäftigte verbringen etwa 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. Das sind bei einem 8-Stunden-Tag mehr als zwei Stunden! Hier schafft ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) Abhilfe.
Ein DMS ist wie ein digitaler Aktenschrank für deinen Betrieb. Hier werden alle wichtigen Unterlagen zentral gespeichert und sind jederzeit für alle Berechtigten griffbereit. Zu den Dokumenten zählen:
- Angebote und Rechnungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Baustellenfotos
- E-Mails von Kunden
- Technische Dokumentationen
Das Besondere: Anders als bei einer einfachen Ordnerstruktur auf dem Computer werden die Dokumente automatisch verschlagwortet und sind dadurch blitzschnell wiederzufinden!
Klassische Papierablage
- Dokumente können verloren gehen oder beschädigt werden
- Zeitaufwändige Suche in verschiedenen Ordnern
- Hohe Archivierungskosten durch Platzbedarf
- Schwierige Zusammenarbeit im Team durch fehlende gleichzeitige Zugriffsmöglichkeit
- Kein mobiler Zugriff auf Unterlagen möglich
- Manuelle Sortierung und Ablage erforderlich
- Kopien müssen mehrfach abgelegt werden
- Automatische Sicherung aller Dokumente
- Sekundenschnelle Suche durch intelligente Verschlagwortung
- Platzsparende digitale Archivierung
- Teamübergreifender Zugriff auf aktuelle Dokumentenversionen
- Mobiler Zugriff von überall möglich
- Automatische Zuordnung zu AufträgenEin Dokument, viele Zugriffsoptionen
Im Meisterwerk Blog findest du noch mehr Tipps rund um das papierlose Büro:
Diese Vorteile bietet ein DMS für Handwerksbetriebe
Ein professionelles Dokumentenmanagement verändert deinen Arbeitsalltag grundlegend zum Positiven. Die wohl spürbarste Verbesserung ist die enorme Zeitersparnis: Statt lange in Ordnern zu suchen oder Kollegen nach bestimmten Unterlagen zu fragen, hast du jedes Dokument mit wenigen Klicks zur Hand. Dabei spielt es keine Rolle, ob du im Büro bist oder beim Kunden vor Ort – der mobile Zugriff ermöglicht es dir, auch unterwegs auf alle wichtigen Unterlagen zuzugreifen.
Besonders wertvoll ist auch die verbesserte Zusammenarbeit im Team. Da alle Mitarbeitenden stets Zugang zu den aktuellen Versionen der Dokumente haben, gehören Missverständnisse durch veraltete Unterlagen der Vergangenheit an. Gleichzeitig erfüllt ein DMS alle gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung. Die revisionssichere Speicherung gibt dir die Gewissheit, dass deine Dokumentation auch bei einer Betriebsprüfung allen Anforderungen entspricht.
Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt: Du gewinnst wertvollen Platz in deinem Betrieb zurück. Statt überquellender Aktenschränke und gestapelter Ordner hast du deine komplette Dokumentation digital zur Hand – übersichtlich strukturiert und jederzeit verfügbar. Das schafft nicht nur Ordnung, sondern auch mehr Raum für die wichtigen Dinge in deinem Arbeitsalltag.
Die Meisterwerk App wurde speziell für die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben entwickelt. Die integrierte Dokumentenverwaltung ermöglicht:
- Zentrale Ablage aller Auftragsdokumente
- Schnelles Wiederfinden durch intelligente Suchfunktion
- Sichere Archivierung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben
- Mobilen Zugriff für das gesamte Team
- Digitale Unterschriften direkt in der App
- Automatische Zuordnung zu Aufträgen
Beispiel: So optimiert ein DMS den Arbeitsalltag
Schauen wir uns an, wie der Auftrag für die Badsanierung der Familie Wieland mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem abläuft:
Direkt nach dem Erstberatungstermin erfasst der Kundenberater alle Details digital in der Meisterwerk App. Die Fotodokumentation des alten Bads wird automatisch dem Projekt zugeordnet. Das Angebot erstellt er noch vor Ort und sendet es direkt per E-Mail an Familie Wieland. Gleichzeitig haben alle Beteiligten im Betrieb Zugriff auf die Unterlagen.
Nach der Auftragsbestätigung sieht der zuständige Monteur sofort alle wichtigen Details in seiner App: Bauplan, Kundenwünsche und die Fotodokumentation. Während der Sanierung dokumentiert er den Baufortschritt mit Fotos, die automatisch im System landen. Die benötigten Materialien erfasst er digital – die Materialwirtschaft kann direkt mit der Beschaffung beginnen.
Parallel dazu sieht die Buchhaltung alle relevanten Informationen für die spätere Rechnungstellung. Arbeitszeiten werden vor Ort digital erfasst und sind sofort im System verfügbar. Auch die Bauabnahme erfolgt papierlos: Der Kunde unterschreibt digital direkt auf dem Tablet.
Das Ergebnis: Von der Anfrage bis zur Rechnung läuft alles wie am Schnürchen. Keine Zettel gehen verloren, keine Informationen müssen mehrfach erfasst werden. Und das Beste: Sollte es Jahre später Fragen zum Auftrag geben, sind alle Dokumente mit wenigen Klicks zur Hand.
Der Umstieg auf ein digitales DMS mag zunächst wie eine große Umstellung wirken. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt er jedoch problemlos. So gehst du vor:
- Analysiere deinen aktuellen Dokumentenfluss
- Definiere, welche Unterlagen digital verwaltet werden sollen
- Lege Zugriffsrechte für deine Mitarbeitenden fest
- Schule dein Team im Umgang mit dem System
- Starte schrittweise mit der Digitalisierung
Fazit: Digitales Dokumentenmanagement zahlt sich aus
Ein professionelles DMS ist heute für Handwerksbetriebe unverzichtbar. Es spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schafft auch Ordnung und Überblick. Mit der Meisterwerk App gelingt der Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung besonders einfach. Mit ihr vermeidest du, dass sich deine Mitarbeitenden verzetteln.
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