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Wo ist der Zettel vom Montag? Hat jemand einen Stift? War das jetzt 3,5 oder 5,3 Stunden beim Kunden Müller? Die wöchentliche Stundenzettel-Rallye gehört für viele Handwerksbetriebe zum Alltag – muss aber nicht sein. Mit unserer kostenlosen Vorlage und den richtigen Tipps wird die Zeiterfassung deutlich entspannter. Und wer komplett aufatmen will, entdeckt am Ende des Artikels, wie die Digitalisierung den Papierkrieg endgültig beendet.
Im Handwerksalltag ist der Stundenzettel traditionell ein unverzichtbares Werkzeug. Er dient sowohl der internen Abrechnung von Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung als auch der kundenspezifischen Projektzeiterfassung für die Rechnungsstellung.
Doch die klassische Methode bringt einige Herausforderungen mit sich:
Trotz dieser Nachteile nutzen viele Handwerksbetriebe weiterhin Stundenzettel aus Papier. Ein strukturiertes, einheitliches Format kann dabei viele der genannten Probleme minimieren.
Um dir den Einstieg in eine strukturierte Zeiterfassung zu erleichtern, stellen wir dir eine professionelle Stundenzettel-Vorlage kostenlos zur Verfügung. Diese ist speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben zugeschnitten.
Unsere Vorlage bietet:
Ein Stundenzettel ist nur so gut wie die Disziplin, mit der er geführt wird. Hier einige Tipps für die optimale Nutzung:
Zeitnahe Erfassung etablieren
Sorge dafür, dass deine MitarbeiterInnen ihre Zeiten möglichst zeitnah eintragen – idealerweise direkt nach Abschluss der jeweiligen Tätigkeit. Dies erhöht die Genauigkeit erheblich.
Einheitliche Vorgaben machen
Lege klare Regeln fest, wie der Stundenzettel auszufüllen ist: Uhrzeiten im 24-Stunden-Format (z. B. 14:30 statt 2:30 pm), Arbeitshinweise in Stichworten, aber präzise, Materialangaben mit Mengeneinheiten etc.
Regelmäßige Abgabe organisieren
Bestimme feste Zeitpunkte für die Abgabe der Stundenzettel, beispielsweise jeden Freitag oder zum Monatsende. So vermeidest du Verzögerungen in der Abrechnung.
Verantwortlichkeiten klären
Lege fest, wer für die Kontrolle und Weiterverarbeitung der Stundenzettel zuständig ist. Eine klare Zuständigkeit verhindert, dass Zettel unbearbeitet liegen bleiben.
Ein vollständig ausgefüllter Stundenzettel sollte folgende Informationen enthalten:
Je detaillierter und strukturierter die Informationen erfasst werden, desto einfacher gestaltet sich die spätere Rechnungsstellung und Nachkalkulation.
Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern mittlerweile auch rechtlich verpflichtend. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 müssen alle Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig erfassen.
Dabei gelten folgende Anforderungen:
Ein einfacher Papier-Stundenzettel erfüllt diese Anforderungen meist nur teilweise. Insbesondere der Aspekt der Manipulationssicherheit ist bei handschriftlichen Aufzeichnungen kritisch zu betrachten. Das Arbeitsgericht Emden hat bereits entschieden, dass eine einfache Papierdokumentation nicht ausreichend sein kann.
Sprechen wir also über den Elefanten im Raum: Der klassische Stundenzettel aus Papier hat ausgedient! Moderne Handwerksbetriebe setzen zunehmend auf digitale Lösungen, die zahlreiche Vorteile bieten, wie die Gegenüberstellung zeigt.
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Stundenzettel (Papier) |
Digitale Zeiterfassung |
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Nachträgliche Erfassung |
Echtzeit-Erfassung |
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Manuelles Zusammenführen |
Automatische Datenverarbeitung |
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Subjektive Eintragungen |
Objektive Zeitstempel |
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Fehleranfällig |
Hohe Genauigkeit |
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Physischer Transport nötig |
Sofortige Verfügbarkeit |
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Aufwändige Archivierung |
Automatisches Backup |
Die Meisterwerk App bietet dir eine vollständige Lösung für die digitale Zeiterfassung im Handwerk. Deine Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten mobil per Smartphone – direkt auf der Baustelle oder beim Kunden. Die Daten stehen sofort zur Verfügung und können für die Lohnabrechnung oder Projektkalkulationen verwendet werden.
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn du juristische Hilfe benötigst, kontaktiere bitte einen Rechtsanwalt.