Lieferschein erstellen: Das sollte drin stehen! + Vorlage

Definition: Das ist ein Lieferschein

Ein Lieferschein liegt Waren bei und beweist, dass die bestellte Ware auch geliefert wurde.

Bei einem Lieferschein handelt es sich um ein schriftliches Dokument. Es wird bei der Lieferung von Waren genutzt und liegt der gelieferten Ware bei — deshalb heißt er auch Warenbegleitschein. Das Unternehmen, das die Ware versendet, erstellt den Lieferschein.

Der Lieferschein ist ein wichtiger Nachweis: Mit ihm beweist du, was im Paket enthalten ist und dass die bestellte Ware geliefert wurde. Im Lieferschein stehen übersichtlich wichtige Informationen zum Lieferanten, zur Kundin oder zum Kunden, zum Lieferdatum und zur Menge. Auch Anmerkungen zu einer durchgeführten Qualitätskontrolle stehen auf dem Lieferschein.

Wichtig: Rechnung und Lieferschein sind zwei unterschiedliche Dinge. Ein Lieferschein ersetzt keine Rechnung. Du kannst die Pflichtangaben auf dem Lieferschein jedoch um die Pflichtangaben für Rechnungen ergänzen — dann gilt er gleichzeitig als Rechnung.

3 häufige Fragen rund um Lieferscheine

Ist ein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Es gibt kein Gesetz, das dich zwingt, Lieferscheine zu erstellen. Beim Versand von Material und Waren — ganz gleich, ob Rohstoffe oder Endprodukte — sind sie im Handwerk aber üblich und sinnvoll.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Lieferscheine?

Das hängt davon ab, welche Funktion der Lieferschein erfüllt:

2016 und 2017 sind Bürokratieentlastungsgesetze in Kraft getreten, die kleinen und mittleren Betrieben die Buchhaltung erleichtern sollen. Für reine Lieferscheine gilt: Die Aufbewahrungspflicht endet, sobald du die dazugehörige Rechnung versendet hast.

Der Lieferschein ist erstellt — wer behält das Original?

Das Unternehmen oder die Person, die du belieferst, bekommt das Original. Du als Handwerker:in behältst die Kopie.

Darum ist der Lieferschein für Handwerksbetriebe wichtig

Für Handwerksbetriebe sind Lieferscheine aus verschiedenen Gründen wichtig. Übergeordnet steht immer das Ziel des reibungslosen Ablaufs deiner Geschäftsprozesse.

• Nachweis: Du beweist, dass bestelltes Material geliefert wurde — wichtig für deine interne Kontrolle und Lagerverwaltung.
• Abgleich: Du kannst Bestellungen, Angebote und tatsächlich gelieferte Waren vergleichen. So siehst du sofort, ob die richtigen Materialien in der richtigen Menge ankamen.
• Rechnungsstellung: Mit dem unterschriebenen Lieferschein hast du einen Beleg für erbrachte Leistungen. Erst die Unterschrift macht ihn zur Urkunde — dein Kunde verpflichtet sich damit zur Bezahlung.
• Qualitätskontrolle: Du dokumentierst, dass die gelieferten Baustoffe der eingekauften Qualität entsprechen.
• Projektüberblick: Lieferscheine enthalten Details zu gelieferten Waren und erbrachten Leistungen — das ist Dokumentation für deine Kunden und hilft dir, den Projektfortschritt zu verfolgen.

Lieferschein erstellen: Diese Pflichtangaben musst du kennen

Auch wenn kein Gesetz dich zur Erstellung zwingt — wenn du einen Lieferschein ausstellst, gibt es klare Pflichtangaben, die drinstehen müssen:

Mit unserer Vorlage klappt die Erstellung schnell und korrekt. Einfach herunterladen, an die Anforderungen deines Betriebs anpassen, fertig.

Fazit

Lieferscheine sind für Handwerksbetriebe mehr als nur ein Zettel im Paket. Sie helfen dir bei der Lagerverwaltung, beim Nachweis erbrachter Leistungen, bei der Abrechnung und bei der Qualitätskontrolle. Es gibt zwar keine gesetzliche Pflicht, sie auszustellen — aber wenn du sie nutzt, dann richtig: mit allen Pflichtangaben und mit der Unterschrift des Kunden.

FAQ