Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung

Das Wichtigste in Kürze

  • Seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform 10 Jahre archivieren. Auch als Kleinunternehmer.
  • Beim Versenden hast du Übergangsfristen: PDF an Gewerbekunden bleibt erlaubt bis Ende 2026, bei Umsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027.
  • Ab 1. Januar 2028 ist im B2B nur noch XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 zulässig. Eine reine PDF reicht dann nicht mehr.

 

Vom PDF zur E-Rechnung in 15 Minuten

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Welche Formate sind zulässig?

Zwei Formate sind in Deutschland für die E-Rechnung im B2B-Bereich Standard: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Norm EN 16931.

XRechnung

  • Reines XML-Format.
  • Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (seit 27.11.2020).
  • Kein menschenlesbarer Teil, du siehst die Rechnung nur mit einem Viewer oder einer Software.
  • Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2 (Stand 2026) [VERIFY].

ZUGFeRD

  • Hybrid-Format: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.
  • Menschenlesbar (du öffnest die PDF wie gewohnt) und maschinenlesbar (die XML steckt unsichtbar drin).
  • Ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931 / Comfort) EN-16931-konform und damit ab 2025 als E-Rechnung zulässig.
  • Empfehlung für den Handwerksbetrieb: ZUGFeRD 2.x, weil du die PDF weiter an Kunden verschickst, die keine E-Rechnung lesen wollen, und trotzdem konform bist.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was du wirklich brauchst:

  • XRechnung: Pflicht für Behördenrechnungen (Leitweg-ID), reines XML.
  • ZUGFeRD ab 2.0.1: Hybrid aus PDF und XML. Für alle anderen B2B-Kunden die richtige Wahl, weil die PDF normal lesbar bleibt.
  • EDI: Nur relevant für Industrie und Großhandel.
  • Reine PDF: Übergangsweise erlaubt bis Ende 2026 (bzw. 2027 bei Umsatz unter 800.000 Euro). Ab 2028 keine ordnungsgemäße Rechnung mehr im B2B.

Was ist mit PDF?

Eine reine PDF ohne eingebettetes XML gilt ab 2025 nicht als E-Rechnung. Sie läuft als „sonstige Rechnung" unter die Übergangsregel bis Ende 2026 (bzw. 2027 bei kleineren Betrieben). Nach 2028 ist eine reine PDF im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

EDI-Verfahren

Etablierte EDI-Formate (z. B. EDIFACT) dürfen bestehen bleiben, solange sich beide Parteien einigen und die Daten zur EN 16931 extrahierbar sind. Für die meisten Handwerksbetriebe ist das irrelevant: EDI kommt fast nur bei Industrie und Großhandel vor.

Wen betrifft die E-Rechnung im Handwerk?

Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze. Also immer dann, wenn ein Handwerksbetrieb an ein anderes Unternehmen in Deutschland eine Rechnung stellt.

Betroffen sind:

  • Handwerksbetriebe, die an andere Firmen fakturieren (Subunternehmer, Industrieaufträge, Gewerbekunden).
  • Handwerksbetriebe, die von Lieferanten und Großhändlern Rechnungen bekommen, sie müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können (ab 1.1.2025).
  • Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind beim Versenden aber aktuell nicht zur E-Rechnung verpflichtet.

Nicht betroffen (bleibt auch nach 2028 erlaubt):

  • Rechnungen an Privatkunden (B2C), hier kannst du weiter PDF oder Papier schicken.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto).
  • Fahrausweise.

Heißt im Alltag: Der Maler, der für Familie Müller die Fassade streicht, schickt weiter eine PDF. Derselbe Maler, der für die Hausverwaltung Müller & Co. GmbH arbeitet, muss ab spätestens 2028 eine E-Rechnung senden.

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Was musst du bis wann umgesetzt haben?

Die Deadlines gestaffelt:

Datum Pflicht für dich
seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren
bis 31.12.2026 PDF/Papier im B2B weiterhin erlaubt (mit Zustimmung Empfänger)
bis 31.12.2027 PDF/Papier erlaubt, wenn Vorjahresumsatz ≤ 800.000 Euro
ab 01.01.2028 E-Rechnung Pflicht ohne Ausnahme (B2B)

Tipp: Übergangsfrist heißt nicht Aufschub. Wer 2027 anfängt, hat denselben Aufwand wie heute, nur unter Zeitdruck. Für 2025 reicht: ein zentrales E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.

Empfangen reicht am Anfang

Für 2025 gilt: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Das schaffst du schon mit einem einfachen E-Mail-Postfach (EN 16931 erlaubt den Versand per Mail als Standardweg) und einer Software, die XRechnung/ZUGFeRD anzeigt und in die Buchhaltung einspielt.

Archivierung

E-Rechnungen unterliegen den GoBD. Das heißt: Du musst die originale Datei im Originalformat 10 Jahre lang unveränderbar aufbewahren. Eine XRechnung als Ausdruck oder Screenshot reicht nicht. Du brauchst die XML-Datei auf einem revisionssicheren Speicher.

So stellt ein Handwerksbetrieb um

Drei Schritte reichen:

1. Rechnungseingang klären

  • Liste machen: Welche Lieferanten schicken schon E-Rechnungen?
  • Ein zentrales E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen einrichten (z. B. rechnung@deinbetrieb.de).
  • Software prüfen: Kann deine Buchhaltung oder Handwerkersoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen?

2. Rechnungsausgang umstellen

  • Jede neue Rechnung als ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931) erzeugen.
  • Vorteil: Der Kunde sieht die PDF, deine Buchhaltung und die Finanzverwaltung bekommen die XML.
  • Bei Behördenrechnungen: XRechnung verwenden (über Leitweg-ID).

3. Archivierung aufsetzen

  • E-Rechnungen nicht im E-Mail-Postfach liegen lassen. Revisionssicheres Archiv (DMS) einrichten.
  • Die XML-Datei ist das Original, nicht die PDF.

Was passiert, wenn du nicht umstellst?

Drei Risiken, konkret:

  1. Vorsteuerabzug in Gefahr. Wenn du eine E-Rechnung bekommst und sie nicht GoBD-konform archivierst, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Das fällt erst bei der Betriebsprüfung auf: dann mit Zinsen.
  2. Ärger mit Gewerbekunden. Große Auftraggeber (Hausverwaltungen, Generalunternehmer, öffentliche Hand) akzeptieren zunehmend nur noch E-Rechnungen. Ohne E-Rechnung bekommst du keinen Auftrag.
  3. Nachbesserung unter Zeitdruck. Wer bis 2027 wartet, muss im Betriebsalltag umstellen: mit allen Folgen für Cashflow und Nerven.

Was du jetzt tun solltest

Wenn du heute noch keine E-Rechnung empfangen kannst: hol das nach. Die Pflicht läuft seit 1.1.2025.

Wenn du noch PDF verschickst: plane die Umstellung auf ZUGFeRD 2.x ein, spätestens für 2027.

Wenn du eine Handwerkersoftware nutzt: prüfe, ob sie ZUGFeRD 2.0.1 oder höher ausgibt. Wenn ja, bist du in 15 Minuten fertig.

E-Rechnung ohne Umweg

Meisterwerk erstellt Rechnungen aus Angebot, Zeiterfassung und Rapport direkt als ZUGFeRD 2.3. Das PDF sieht aus wie bisher, nur mit XML drin. Du schickst es per Mail, der Kunde öffnet es normal, und du bist ab 2028 ohne weitere Umstellung konform.

  • Rechnungen automatisch als ZUGFeRD 2.3 (Profil EN 16931)
  • Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber
  • Rechtssichere Archivierung nach GoBD, 10 Jahre
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Fazit

Die E-Rechnung ist seit 1. Januar 2025 im B2B-Bereich Pflicht. Als Handwerker musst du ab sofort XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren. Für das Versenden hast du (je nach Betriebsgröße) noch bis Ende 2026 oder 2027 Zeit. Ab 2028 ist Schluss mit PDF an Gewerbekunden.

Wer heute eine Handwerkersoftware nutzt, die ZUGFeRD 2.x erzeugt, muss wenig tun. Wer noch in Word oder Excel Rechnungen schreibt, sollte den Wechsel jetzt planen, nicht 2027 unter Zeitdruck.

FAQ

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2025?

Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 im deutschen B2B-Bereich. Ab diesem Datum muss jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Versenden gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 (bei Umsätzen bis 800.000 Euro). Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 22. März 2024.

Ist eine PDF-Rechnung ab 2025 noch zulässig?

Eine reine PDF-Rechnung ist ab 2025 keine E-Rechnung mehr. Im Übergangszeitraum (bis Ende 2026 bzw. 2027) darfst du PDFs weiter verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 1. Januar 2028 sind reine PDFs im B2B-Bereich nicht mehr zulässig. Lösung: ZUGFeRD 2.x: das ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei und gilt als E-Rechnung.

Welche Formate sind für die E-Rechnung erlaubt?

Erlaubt sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland etabliert sind zwei: XRechnung (reines XML, Pflicht für Behördenrechnungen) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid aus PDF und XML). EDI-Formate sind zulässig, wenn beide Parteien zustimmen. Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand-Pflichten ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem, ab 1. Januar 2025. Konkret: Wenn dein Lieferant dir eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und GoBD-konform archivieren. Selbst E-Rechnungen stellen ist aktuell freiwillig, wird aber zunehmend vom Auftraggeber gefordert.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen unterliegen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre, ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das Original ist die XML-Datei: ein Ausdruck reicht nicht. Du brauchst einen revisionssicheren Speicher, der die Datei unveränderbar hält.

Quellen

  • Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007
  • Bundesrat: Wachstumschancengesetz, beschlossen am 22.03.2024
  • § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
  • KoSIT: Standard XRechnung, Version 3.0.2 [VERIFY]
  • FeRD: ZUGFeRD 2.3 Spezifikation
Redaktion |

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