Der Ausgangspunkt liegt in Luxemburg: 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle EU-Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden objektiv, verlässlich und zugänglich erfassen müssen. Deutschland ignorierte das Urteil zunächst.
Dann kam September 2022: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte in einem Grundsatzbeschluss klar, dass die Pflicht zur Zeiterfassung bereits heute gilt, auch ohne neues Gesetz. Rechtsgrundlage: § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Arbeitgeber müssen ein System einrichten, mit dem Arbeitszeiten aufgezeichnet werden können.
Was das für 2026 bedeutet: Deutschland hat [VERIFY: Stand des Zeiterfassungsgesetzes 2025/2026 prüfen, Regierungsentwurf oder in Kraft?] einen formalen Gesetzgebungsprozess angestoßen. Unabhängig vom Gesetzgebungsstand gilt die Pflicht über das BAG-Urteil und das EU-Recht bereits direkt. Betriebe, die warten, bis ein Gesetz „offiziell" in Kraft tritt, handeln fahrlässig.
Ja. Das BAG-Urteil macht keine Ausnahme für Betriebsgröße. Auch Ein-Mann-Betriebe mit Angestellten müssen Arbeitszeiten erfassen. Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer, also auch für Minijobber, Aushilfen und Teilzeitkräfte.
Ausgenommen sind leitende Angestellte mit echter Weisungsfreiheit und Selbstständige ohne Arbeitsverhältnis. Der Handwerksinhaber selbst muss seine eigene Zeit nicht aufzeichnen, seine Gesellen und Azubis schon.
Konkret für einen Malerbetrieb mit 5 Mitarbeitenden: Alle fünf müssen täglich Beginn, Ende und Pausen ihrer Arbeitszeit dokumentieren. Der Inhaber muss diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Mindestens drei Angaben pro Arbeitstag:
Nicht vorgeschrieben: Tätigkeitsbeschreibungen, Baustellenzuordnung oder Projektnummern. Die sind für die Arbeitszeiterfassung optional, für die Rechnungsstellung aber sinnvoll.
Aufbewahrungspflicht: mindestens 2 Jahre, bei Niedriglohnbranchen (Mindestlohngesetz) 2 Jahre. Empfehlung: Unterlagen 3 Jahre aufbewahren wegen möglicher Betriebsprüfungen.
Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Technik vor. Zulässig sind:
Papier-Stundenzettel: Gesetzlich möglich, aber fehleranfällig. Unleserliche Einträge, vergessene Pausen und verlorene Zettel sind in Betriebsprüfungen problematisch.
Excel-Tabellen: Zulässig, wenn lückenlos geführt und abrufbar. Praxisproblem: Mitarbeitende füllen sie oft erst am Freitagabend aus, das entspricht nicht der geforderten „täglichen" Dokumentation.
Zeiterfassungs-Apps: Aktuell die praxistauglichste Lösung für Handwerksbetriebe. Mitarbeitende stempeln direkt über das Smartphone ein und aus. Daten werden automatisch gespeichert und sind im Streitfall nachweissicher.
Stechuhren: Klassisch, robust, aber teuer in der Anschaffung und unpraktisch für Außendienstmitarbeiter auf Baustellen.
GPS-Zeiterfassung: Zulässig mit Betriebsvereinbarung oder Einwilligung der Mitarbeitenden. Besonders nützlich, wenn Teams auf mehreren Baustellen gleichzeitig arbeiten.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht bei Verstößen Bußgelder bis zu 15.000 Euro je Verstoß vor. Bei vorsätzlichen oder besonders schwerwiegenden Fällen können es bis zu 30.000 Euro werden [VERIFY: aktuelle Bußgeldhöhen 2025/2026 prüfen].
In der Praxis prüfen Arbeitsschutzbehörden und Zollbehörden (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) bei Betriebskontrollen regelmäßig die Arbeitszeitdokumentation. Besonders in Branchen mit Mindestlohnpflicht (also auch im Handwerk) wird das konsequent verfolgt.
Dazu kommt das zivilrechtliche Risiko: Fehlt eine ordentliche Zeiterfassung, können Mitarbeitende im Streit über Überstunden Ansprüche geltend machen. Ohne Gegennachweis verliert der Betrieb oft. Quellen