Für den schnellen Einstieg: eine PDF-Vorlage zum Ausdrucken und eine Excel-Variante zum Anpassen. Beide enthalten alle Pflichtfelder.
→ Arbeitsbericht-Vorlage als PDF herunterladen → Arbeitsbericht-Vorlage als Excel herunterladen
Ein Arbeitsbericht ist ein Dokument, das Handwerker oder Servicetechniker am Ende eines Einsatzes ausfüllen. Er hält fest: Wer war beim Kunden, wann, was wurde gemacht, welches Material wurde eingebaut, welche Stunden sind angefallen, welche Mängel wurden festgestellt.
Andere Begriffe für dasselbe Dokument: Servicebericht, Einsatzbericht, Tätigkeitsbericht, Auftragsbericht. Im SHK-Handwerk wird der Begriff Wartungsbericht eng verwendet, im Elektro-Handwerk Prüfbericht. Inhaltlich unterscheiden sie sich kaum.
Abgrenzung zu verwandten Formularen:
Rapportzettel, fokussiert auf Stunden und Material, oft intern für die Lohnabrechnung. Weniger Detail zur ausgeführten Tätigkeit.
Bautagebuch, dokumentiert eine ganze Baustelle über Wochen oder Monate, nicht einen einzelnen Auftrag.
Leistungsnachweis, ähnlich wie der Arbeitsbericht, oft als Synonym verwendet. In der VOB-Welt eher mit Bezug auf vereinbarte Leistungspositionen.
Regiezettel, für Stundenlohn-Arbeiten, bei denen nicht nach Pauschale, sondern nach Aufwand abgerechnet wird.
Ein Arbeitsbericht hat keine gesetzliche Pflichtform. Aber er ist nur dann etwas wert, wenn er bei Streit als Beweis taugt. Diese Felder gehören zwingend rein:
Kopfdaten - Auftragsnummer oder Referenz - Datum des Einsatzes - Name und Anschrift des Kunden - Name und Personalnummer der ausführenden Mitarbeitenden
Einsatzdaten - Anfahrt: Beginn, Ende, Kilometer - Arbeit vor Ort: Beginn, Pause, Ende - Eventuelle Wartezeiten mit Grund
Tätigkeit - Art der Arbeit (z. B. „Heizung Wartung", „Steckdose tauschen") - Beschreibung der durchgeführten Schritte - Festgestellte Mängel oder Besonderheiten - Empfehlungen an den Kunden (z. B. „Filter sollte in 6 Monaten getauscht werden")
Material - Eingebaute Teile mit Artikelnummer und Menge - Verbrauchsmaterial
Abschluss - Unterschrift Mitarbeiter - Unterschrift Kunde - Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung
Wer auf Stundenlohn arbeitet, fügt den Stundensatz hinzu. Wer pauschal abrechnet, lässt das weg. Bei Wartungsarbeiten gehört zusätzlich das Wartungsdatum (nächster Termin) ins Dokument.
Ein Arbeitsbericht ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aber: Im Streitfall gilt die Beweislast beim Handwerker. Wenn der Kunde sagt, du hättest nur 2 Stunden gearbeitet statt 4, musst du das Gegenteil beweisen. Ohne Bericht mit Unterschrift wird das schwer.
In bestimmten Bereichen ergibt sich faktische Pflicht aus anderen Gesetzen:
SHK, Wartungspflichten nach DIN 1988 und DVGW-Arbeitsblättern. Wartungsbericht ist Nachweisdokument für Versicherungen und Hersteller-Garantien.
Elektro, Prüfprotokolle nach DIN VDE 0100-600 sind Pflicht. Der Arbeitsbericht ergänzt das.
Schädlingsbekämpfung, nach IPM-Standards Dokumentationspflicht.
Aufzugsbau, Brandschutz, Klimatechnik, jeweils eigene Prüfvorschriften mit Berichtspflicht.
Bei Wartungsverträgen ist der Arbeitsbericht oft vertraglich vereinbart. Wer keinen abgibt, riskiert die Kündigung des Vertrags durch den Kunden.
[Quelle: DIN 1988-200, DIN VDE 0100-600, DVGW-Arbeitsblatt W 551]
Eine brauchbare Vorlage erfüllt drei Kriterien: Sie passt auf eine A4-Seite, sie ist auch im strömenden Regen auf der Baustelle ausfüllbar und sie hat klare Pflichtfelder.
Aufbau einer guten PDF-Vorlage:
ARBEITSBERICHT
─────────────
Auftrag-Nr: ____ Datum: ____
Kunde: __________________
Adresse: ________________
Mitarbeitende: __________
ZEITEN
Anfahrt: ___:___, ___:___ ___ km
Arbeit: ___:___, ___:___
Pause: ___ Min
TÄTIGKEIT
□ Wartung □ Reparatur □ Neuinstallation □ Sonstiges
Beschreibung: ________________________________
______________________________________________
Mängel/Hinweise: _____________________________
MATERIAL
Artikel Menge Einheit
_______________ ______ _______
_______________ ______ _______
UNTERSCHRIFTEN
Mitarbeiter: ____________ Datum: ______
Kunde: ____________ Datum: ______
Diese Struktur funktioniert in jedem Handwerk. Wer Wartungsverträge betreut, ergänzt unten ein Feld „nächster Termin".
Wer den Arbeitsbericht digital erfasst, spart drei Schritte: Bericht abtippen ins System, Stunden in den Lohn übertragen, Material in die Rechnung einbuchen. Bei 80 Aufträgen im Monat sind das in der Praxis rund 12 bis 16 Stunden Bürozeit.
Was eine gute App leisten muss:
Mobile Erfassung offline. Auf der Baustelle ist nicht immer Empfang. Die App muss lokal speichern und später synchronisieren.
Foto-Anhang. Mängel mit Bild dokumentieren ist beweisstärker als Text.
Unterschrift auf dem Display. Rechtlich wirksam nach eIDAS, wenn der Vorgang nachvollziehbar bleibt.
Direktversand per E-Mail. Der Kunde bekommt den Bericht binnen Sekunden.
Übergabe in die Rechnung. Zeiten und Material fließen ohne Doppelerfassung in die Rechnung.
GoBD-konforme Archivierung. 10 Jahre unveränderbar.
Ein Arbeitsbericht ist im Handwerk kein Formularkrieg, sondern Beweismittel. Er entscheidet, ob du dein Geld bekommst und ob ein Streit mit dem Kunden vor Gericht oder am Telefon endet. Eine Vorlage auf Papier reicht für den Anfang. Wer mehr als zehn Aufträge pro Woche fährt, spart durch eine App pro Mitarbeitenden eine Arbeitsstunde am Tag.
Quellen: