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Zwei Formate sind in Deutschland für die E-Rechnung im B2B-Bereich Standard: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
XRechnung
- Reines XML-Format.
- Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (seit 27.11.2020).
- Kein menschenlesbarer Teil, du siehst die Rechnung nur mit einem Viewer oder einer Software.
- Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2 (Stand 2026) [VERIFY].
ZUGFeRD
- Hybrid-Format: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.
- Menschenlesbar (du öffnest die PDF wie gewohnt) und maschinenlesbar (die XML steckt unsichtbar drin).
- Ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931 / Comfort) EN-16931-konform und damit ab 2025 als E-Rechnung zulässig.
- Empfehlung für den Handwerksbetrieb: ZUGFeRD 2.x, weil du die PDF weiter an Kunden verschickst, die keine E-Rechnung lesen wollen, und trotzdem konform bist.
Was ist mit PDF?
Eine reine PDF ohne eingebettetes XML gilt ab 2025 nicht als E-Rechnung. Sie läuft als „sonstige Rechnung" unter die Übergangsregel bis Ende 2026 (bzw. 2027 bei kleineren Betrieben). Nach 2028 ist eine reine PDF im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
EDI-Verfahren
Etablierte EDI-Formate (z. B. EDIFACT) dürfen bestehen bleiben, solange sich beide Parteien einigen und die Daten zur EN 16931 extrahierbar sind. Für die meisten Handwerksbetriebe ist das irrelevant: EDI kommt fast nur bei Industrie und Großhandel vor.
Wen betrifft die E-Rechnung im Handwerk?
Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze. Also immer dann, wenn ein Handwerksbetrieb an ein anderes Unternehmen in Deutschland eine Rechnung stellt.
Betroffen sind:
- Handwerksbetriebe, die an andere Firmen fakturieren (Subunternehmer, Industrieaufträge, Gewerbekunden).
- Handwerksbetriebe, die von Lieferanten und Großhändlern Rechnungen bekommen, sie müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können (ab 1.1.2025).
- Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind beim Versenden aber aktuell nicht zur E-Rechnung verpflichtet.
Nicht betroffen (bleibt auch nach 2028 erlaubt):
- Rechnungen an Privatkunden (B2C), hier kannst du weiter PDF oder Papier schicken.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto).
- Fahrausweise.
Heißt im Alltag: Der Maler, der für Familie Müller die Fassade streicht, schickt weiter eine PDF. Derselbe Maler, der für die Hausverwaltung Müller & Co. GmbH arbeitet, muss ab spätestens 2028 eine E-Rechnung senden.
Was musst du bis wann umgesetzt haben?
Die Deadlines gestaffelt:
| Datum |
Pflicht für dich |
| seit 01.01.2025 |
E-Rechnungen empfangen und archivieren |
| bis 31.12.2026 |
PDF/Papier im B2B weiterhin erlaubt (mit Zustimmung Empfänger) |
| bis 31.12.2027 |
PDF/Papier erlaubt, wenn Vorjahresumsatz ≤ 800.000 Euro |
| ab 01.01.2028 |
E-Rechnung Pflicht ohne Ausnahme (B2B) |
Empfangen reicht am Anfang
Für 2025 gilt: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Das schaffst du schon mit einem einfachen E-Mail-Postfach (EN 16931 erlaubt den Versand per Mail als Standardweg) und einer Software, die XRechnung/ZUGFeRD anzeigt und in die Buchhaltung einspielt.
Archivierung
E-Rechnungen unterliegen den GoBD. Das heißt: Du musst die originale Datei im Originalformat 10 Jahre lang unveränderbar aufbewahren. Eine XRechnung als Ausdruck oder Screenshot reicht nicht. Du brauchst die XML-Datei auf einem revisionssicheren Speicher.
So stellt ein Handwerksbetrieb um
Drei Schritte reichen:
1. Rechnungseingang klären
- Liste machen: Welche Lieferanten schicken schon E-Rechnungen?
- Ein zentrales E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen einrichten (z. B.
rechnung@deinbetrieb.de).
- Software prüfen: Kann deine Buchhaltung oder Handwerkersoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen?
2. Rechnungsausgang umstellen
- Jede neue Rechnung als ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931) erzeugen.
- Vorteil: Der Kunde sieht die PDF, deine Buchhaltung und die Finanzverwaltung bekommen die XML.
- Bei Behördenrechnungen: XRechnung verwenden (über Leitweg-ID).
3. Archivierung aufsetzen
- E-Rechnungen nicht im E-Mail-Postfach liegen lassen. Revisionssicheres Archiv (DMS) einrichten.
- Die XML-Datei ist das Original, nicht die PDF.
Was passiert, wenn du nicht umstellst?
Drei Risiken, konkret:
- Vorsteuerabzug in Gefahr. Wenn du eine E-Rechnung bekommst und sie nicht GoBD-konform archivierst, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Das fällt erst bei der Betriebsprüfung auf: dann mit Zinsen.
- Ärger mit Gewerbekunden. Große Auftraggeber (Hausverwaltungen, Generalunternehmer, öffentliche Hand) akzeptieren zunehmend nur noch E-Rechnungen. Ohne E-Rechnung bekommst du keinen Auftrag.
- Nachbesserung unter Zeitdruck. Wer bis 2027 wartet, muss im Betriebsalltag umstellen: mit allen Folgen für Cashflow und Nerven.
Was du jetzt tun solltest
Wenn du heute noch keine E-Rechnung empfangen kannst: hol das nach. Die Pflicht läuft seit 1.1.2025.
Wenn du noch PDF verschickst: plane die Umstellung auf ZUGFeRD 2.x ein, spätestens für 2027.
Wenn du eine Handwerkersoftware nutzt: prüfe, ob sie ZUGFeRD 2.0.1 oder höher ausgibt. Wenn ja, bist du in 15 Minuten fertig.
Fazit
Die E-Rechnung ist seit 1. Januar 2025 im B2B-Bereich Pflicht. Als Handwerker musst du ab sofort XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren. Für das Versenden hast du (je nach Betriebsgröße) noch bis Ende 2026 oder 2027 Zeit. Ab 2028 ist Schluss mit PDF an Gewerbekunden.
Wer heute eine Handwerkersoftware nutzt, die ZUGFeRD 2.x erzeugt, muss wenig tun. Wer noch in Word oder Excel Rechnungen schreibt, sollte den Wechsel jetzt planen, nicht 2027 unter Zeitdruck.
FAQ
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007
- Bundesrat: Wachstumschancengesetz, beschlossen am 22.03.2024
- § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- KoSIT: Standard XRechnung, Version 3.0.2 [VERIFY]
- FeRD: ZUGFeRD 2.3 Spezifikation