Bevor du Tools vergleichst, klär die Anforderungen. Ein Bautagebuch im Handwerk hat einen anderen Zweck als auf der Großbaustelle. Du dokumentierst meistens für drei Fälle: Abrechnung nachweisen, Mängel widerlegen, Stunden belegen.
Diese Funktionen gehören in jede Bautagebuch-App:
Foto-Upload mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten. Wetterdaten automatisch. Anwesende Mitarbeiter und Subunternehmer. Geleistete Arbeiten, Materialverbrauch, Behinderungen. Unterschrift des Auftraggebers oder Bauleiters. Export als PDF.
Was nicht jede App braucht, aber praktisch ist: Sprachnotizen, Verknüpfung mit der Zeiterfassung, Mängelmanagement, Schnittstelle zur Rechnung.
Meisterwerk ist eine modulare Software für Handwerksbetriebe. Bautagebuch ist Teil der Baustellendokumentation, ergänzt durch Zeiterfassung, Einsatzplanung, Angebot und Rechnung. Mitarbeitende füllen das Tagebuch direkt in der App aus, der Chef sieht alles im Backoffice.
Stärken: Eine App für den ganzen Tagesablauf. Funktionen lassen sich einzeln zubuchen. Deutscher Support, DSGVO-konform. Mitarbeiter brauchen keine Schulung, die App ist auf dem Niveau einer Wetter-App bedienbar.
Schwächen: Kein vollwertiges Mängelmanagement mit Plan-Markierungen für Bauleiter-Anwendungen. Keine BIM-Integration.
Preis: Module ab ca. 15 Euro pro Nutzer und Monat . Kostenlose Testphase. Kein Setup-Fee.
Passt für: Handwerksbetriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitenden, die einen Allrounder suchen.
memomeister ist eine Dokumentationssoftware aus Deutschland mit Schwerpunkt auf Bautagebuch und Aufgabenverwaltung. Stärken liegen in Foto-Dokumentation und Pinnwand-Logik.
Stärken: Detaillierte Bilddokumentation. Aufgaben lassen sich Mitarbeitenden zuweisen. Gute mobile App.
Schwächen: Keine Zeiterfassung, keine Rechnung, keine Einsatzplanung. Wer mehr braucht, kombiniert mit Drittsoftware.
Preis: Ab ca. 19 Euro pro Nutzer und Monat .
Passt für: Betriebe, die nur Dokumentation digitalisieren wollen und eine separate Lösung für Stunden und Rechnung haben.
123erfasst kommt aus der Zeiterfassung und hat das Bautagebuch nachgebaut. Die Software wird oft im Bauhaupt- und Tiefbaugewerbe eingesetzt.
Stärken: Robuste Zeiterfassung mit GPS, Anbindung an Lohnabrechnung. Bautagebuch ist eingebaut.
Schwächen: Bedienung wirkt für kleine Handwerksbetriebe überdimensioniert. Setup dauert. Bautagebuch nicht so visuell wie bei Wettbewerbern.
Preis: Ab ca. 17 Euro pro Nutzer und Monat plus Setup .
Passt für: Betriebe ab 20 Mitarbeitenden mit Lohnbüro-Anbindung.
Capmo ist eine Bauprojekt-Plattform aus München, ursprünglich für Bauleiter und Projektsteuerer. Bautagebuch und Mängelmanagement sind Kernfunktionen.
Stärken: Plan-basiertes Arbeiten, sehr gutes Mängelmanagement, Projekttagebuch mit vielen Feldern.
Schwächen: Für reine Handwerksbetriebe oft zu komplex. Keine Zeiterfassung im klassischen Sinn, keine Rechnung. Preis liegt im oberen Bereich.
Preis: Auf Anfrage, ab ca. 50 Euro pro Nutzer und Monat .
Passt für: Größere Betriebe, Generalunternehmer, Schlüsselfertigbau.
PlanRadar aus Wien ist eine SaaS-Plattform für Baudokumentation, Mängel- und Aufgabenmanagement. International stark verbreitet.
Stärken: Sehr gutes Plan-Management, BIM-Schnittstellen, mehrsprachig, Bautagebuch nach VOB/B.
Schwächen: Kein Fokus auf den Handwerksalltag. Wer keine Pläne digital pflegt, nutzt nur einen Bruchteil. Preis-Leistung für kleine Betriebe schwierig.
Preis: Ab ca. 47 Euro pro Nutzer und Monat .
Passt für: Bauunternehmen mit Plan-getriebenen Projekten, internationale Teams.
| Tool | Bautagebuch | Zeiterfassung | Rechnung | Mängelmgmt | Preis (ca.) | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Meisterwerk | ✓ | ✓ | ✓ | Basis | ab 15 € | Handwerk 3–50 MA |
| memomeister | ✓ | , | , | ✓ | ab 19 € | Doku-Spezialist |
| 123erfasst | ✓ | ✓ | , | Basis | ab 17 € | Bau, ab 20 MA |
| Capmo | ✓ | , | , | ✓✓ | ab 50 € | Bauleiter, GU |
| PlanRadar | ✓ | , | , | ✓✓ | ab 47 € | Plan-Projekte |
Preise sind Listenpreise pro Nutzer/Monat. Bei mehreren Nutzern oder Modulen ändern sich die Beträge.
Diese Reihenfolge funktioniert in der Praxis:
Erstens: Klär, ob Bautagebuch dein einziges Problem ist. Wenn Stunden, Rechnungen und Einsatzplanung auch noch auf Papier oder in Excel laufen, lohnt sich eine Allround-Software. Wenn alles andere bereits digital läuft, reicht ein Spezialtool.
Zweitens: Lass die Mitarbeitenden testen. Nicht den Chef, nicht den Bauleiter, die Leute, die morgens um sieben die App auf der Baustelle aufmachen. Wenn die App nach drei Versuchen nicht intuitiv ist, fliegt sie raus.
Drittens: Prüf die Schnittstellen. Datev für die Buchhaltung, Lohnsoftware, Stundenexport. Eine App ohne Export-Funktion ist eine Sackgasse.
Viertens: Achte auf Vertragsbindung. Monatliche Kündigung ist Standard. Wer dich auf 12 Monate bindet, hat etwas zu verbergen.
Fünftens: Frag nach Datenstandort. DSGVO-konform heißt: Server in der EU, deutscher Datenschutz, Auftragsverarbeitungsvertrag.
Listenpreise verraten nicht alles. Rechne hinzu: Setup-Aufwand, Mitarbeiterschulung, Datenmigration, Schnittstellen. Bei einer einfachen App liegt der Gesamtaufwand im ersten Jahr bei rund 250 bis 400 Euro pro Mitarbeitenden. Bei Bauleiter-Plattformen schnell beim Doppelten.
Spar-Tipp: Module nur dort buchen, wo der Schmerz sitzt. Wer nur Bautagebuch und Stunden braucht, zahlt für Rechnungsmodul keinen Aufpreis. Bei Meisterwerk lassen sich Module einzeln zubuchen .
Wer nach VOB/B baut, ist zur Bautagebuch-Führung nicht zwingend verpflichtet, aber faktisch immer in der Beweispflicht. § 4 Abs. 2 VOB/B erwartet vom Auftragnehmer „Nachweise" über den Bauablauf. Ohne Bautagebuch lässt sich kaum etwas belegen.
Pflichtangaben in der Praxis: Datum, Wetter, anwesende Mitarbeiter, geleistete Arbeiten, Behinderungen, besondere Vorkommnisse, Unterschrift. Apps mit VOB/B-konformer Vorlage sparen den Streit, ob du alles erfasst hast.
[Quelle: VOB/B § 4, Stand 2019, https://www.gesetze-im-internet.de/vob_b]
Eine Bautagebuch-App spart Zeit, wenn sie zum Betrieb passt. Spezial-Tools wie memomeister oder PlanRadar haben tiefe Funktionen, lösen aber nur einen Teil. Allround-Lösungen wie Meisterwerk oder 123erfasst bringen Zeiterfassung und Rechnung mit. Bauleiter-Plattformen wie Capmo zahlen sich erst ab Projektgrößen aus, die viele Handwerksbetriebe nie erreichen.
Wer überlegt, die Software zu wechseln, sollte zwei Wochen testen, mit echten Mitarbeitenden auf einer echten Baustelle. Demo-Videos täuschen.
Quellen: