Die Anforderungen an Rechnungssoftware für Handwerker unterscheiden sich von denen eines Onlineshops. Die Standardrechnung muss schnell rausgehen, Stundenzettel müssen einfließen, der Kunde will die Aufschlüsselung in Material und Arbeit sehen.
E-Rechnung-Format. Ab 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Standard ist XRechnung oder ZUGFeRD 2.x. Eine PDF allein ist keine E-Rechnung mehr. [Quelle: BMF-Schreiben 15.10.2024, https://www.bundesfinanzministerium.de]
GoBD-konforme Speicherung. Rechnungen müssen 10 Jahre unveränderbar archiviert werden. Excel und Word erfüllen die Anforderung nicht. Ein Rechnungsprogramm mit Audit-Trail und Versionsverwaltung schon.
Pflichtangaben automatisch. § 14 UStG schreibt 11 Pflichtangaben pro Rechnung vor: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag. Eine gute Software prüft das automatisch.
Abschlags- und Schlussrechnung. Im Handwerk üblich. Die Software muss Abschläge sauber von der Schlussrechnung abziehen können, sonst gibt es Streit beim Kunden.
Datev-Schnittstelle. Wer einen Steuerberater hat, braucht Datev-Export. Ohne Schnittstelle tippt jemand alles doppelt.
Mobile Rechnung von der Baustelle. Wer den Kunden direkt nach der Reparatur per E-Mail eine Rechnung schickt, wird schneller bezahlt.
Mahnwesen integriert. Erste Mahnung nach 14 Tagen, zweite nach 30, dritte mit Mahngebühr. Manuell vergisst man das.
Stundenzettel-Übernahme. Wer Stunden auf der Baustelle digital erfasst, will sie automatisch in die Rechnung ziehen.
Angebots-Modul. Aus dem Angebot wird die Rechnung, ohne Daten zweimal einzugeben.
Materialverwaltung mit Lagerbestand. Für Betriebe ohne Großhandel-Schnittstelle.
GAEB-Schnittstelle. Wer Ausschreibungen macht, braucht das. Klassischer Bau-Handwerker eher selten.
KI-Vorausfüllung. Aktuell mehr Marketing als Mehrwert.
Seit 1. Januar 2025 muss jedes B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Versenden müssen erst alle ab 1. Januar 2027. Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer und für B2C-Rechnungen unter 250 Euro.
Was das in der Praxis bedeutet: Wenn dein Kunde dir eine XRechnung schickt, muss dein System sie öffnen, prüfen und archivieren können. Eine PDF-Rechnung von dir an einen Geschäftskunden ist 2027 nicht mehr zulässig. Sie zählt rechtlich als „sonstige Rechnung", der Kunde muss sie nicht akzeptieren.
Welche Formate gelten als E-Rechnung: - XRechnung, reines XML, behördlicher Standard - ZUGFeRD ab Version 2.0.1, PDF mit eingebettetem XML, gilt als E-Rechnung - EDI-Verfahren, für Konzerne und Großhändler
Eine PDF mit Rechnungstext ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn du sie elektronisch verschickst.
[Quelle: Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024, https://www.bgbl.de | BMF-Schreiben 15.10.2024]
Wer im Handwerk Software auswählt, läuft in zwei Fallen: zu groß oder zu klein. Eine SAP-ähnliche Lösung erschlägt den Drei-Mann-Betrieb. Eine reine Rechnungs-Software für Freelancer kann keine Abschlagsrechnung.
Diese Reihenfolge funktioniert:
Erstens: Bestandsaufnahme. Wie viele Rechnungen pro Monat? Welche Vorlagen brauchst du? Wer schreibt die Rechnungen, Inhaber allein, Bürokraft, mehrere Personen? Welche Schnittstellen sind Pflicht (Datev, Lohnsoftware, Bank)?
Zweitens: Kostenplan. Rechnungssoftware kostet im Handwerk typisch 15 bis 60 Euro pro Nutzer und Monat. Bei zwei Nutzern und 100 Rechnungen monatlich liegen die Gesamtkosten bei rund 360 bis 1.440 Euro pro Jahr.
Drittens: Test mit echten Daten. Zwei Wochen sollten reichen. Schreib drei reale Angebote, eine Abschlagsrechnung, eine Schlussrechnung, exportier nach Datev. Wenn das nicht in einer Stunde funktioniert, ist die Software zu kompliziert.
Viertens: DSGVO und Datenstandort. Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, deutsches Support-Team. Alles andere wird unangenehm bei Steuerprüfungen.
Fünftens: Kündigungsbedingungen. Monatlich kündbar ist Standard. Wer 12 Monate fordert, sollte einen guten Grund nennen.
Excel-Vorlagen und Word-Dokumente erfüllen die GoBD nicht. Wer noch so arbeitet, riskiert bei der Steuerprüfung Hinzuschätzungen. Im Handwerk werden bei einer GoBD-Beanstandung üblicherweise 5 bis 10 % vom Umsatz zugeschätzt, das tut weh.
Auch reine Tools ohne E-Rechnung-Funktion haben 2026 keinen Platz mehr. Wer ab 2027 keine XRechnung versenden kann, kann seine Geschäftskunden nicht mehr bedienen.
Im Handwerk hängt die Rechnung an der erfassten Arbeitszeit. Wer Stunden auf Papier sammelt und am Wochenende abtippt, verliert Zeit und macht Fehler. Eine integrierte Lösung bringt Stunden direkt aus der App in die Rechnung, mit Stundensatz, Zuschlägen und Materialaufstellung.
Ein Beispiel: Ein Elektriker mit drei Mitarbeitenden schreibt rund 80 Rechnungen pro Monat. Wenn er pro Rechnung 8 Minuten spart durch automatisierten Stundenübertrag, sind das pro Monat über 10 Stunden, Zeit, die er auf der Baustelle oder beim Angebot besser einsetzt.
Ein Rechnungsprogramm im Handwerk muss 2026 drei Dinge sicher liefern: E-Rechnung-Fähigkeit, GoBD-Konformität und einen sauberen Übergang von Angebot über Stunden zur Rechnung. Wer noch mit Word arbeitet, hat zwei Probleme, die Steuerprüfung und der Geschäftskunde, der ab 2027 nur noch XRechnung akzeptiert.
Bei der Auswahl zählt nicht der größte Funktionsumfang, sondern die Frage: Schaffst du in 30 Tagen den vollständigen Umstieg, ohne dass im Büro Chaos ausbricht? Wenn ja, ist es das richtige Programm.
Quellen: