Leistungsdatum vs. Rechnungsdatum: So vermeidest du Fehler

Inhaltsverzeichnis

• Was ist der Unterschied zwischen Leistungsdatum, Leistungszeitraum und Rechnungsdatum?
• Warum ist der Leistungszeitraum auf der Rechnung so wichtig?
• Sonderfall: Rechnungsdatum und Leistungsdatum zum Jahreswechsel
• Pflichtangaben für die Handwerkerrechnung nach Umsatzsteuergesetz
• Das Wichtigste in Kürze
• Einfach den Überblick über alle Daten behalten mit der Meisterwerk App

Rechnungen schreiben ist oft lästige Pflicht. Vor allem Rechnungsdatum und Leistungsdatum werden dabei verwechselt: Beide Daten liegen meist nahe beieinander und machen in der Praxis keinen Unterschied. 

Bei Projekten, die länger dauern, ist es außerdem verpflichtend, den Leistungszeitraum auf der Handwerker-Rechnung zu nennen.

Die gute Nachricht ist: Wer den Unterschied zwischen dem Leistungsdatum und dem Rechnungsdatum kennt und die Daten korrekt erfasst, spart sich Ärger mit Kundinnen und Kunden – und vermeidet, dass die Vorsteuer zum falschen Zeitpunkt abgezogen wird. Zur Erklärung: Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlen und später vom Finanzamt zurückfordern können.

Das Leistungsdatum auf einer Rechnung ist exakt das Datum, an dem eine Dienstleistung erbracht oder abgeschlossen wurde. 

In direktem Zusammenhang mit dem Leistungsdatum auf der Rechnung steht der Leistungszeitraum: Dieser läuft vom Beginn einer Arbeitsaufnahme bis zur vollständigen Erledigung der Tätigkeit. Bei Warenkäufen ist damit die Zeitspanne gemeint, in der eine Ware an Käuferinnen oder Käufer übergeben wird. 

Im Unterschied zum Leistungsdatum ist das Rechnungsdatum exakt das Datum, an dem die Rechnung für die erbrachte Leistung erstellt wurde. ‍

Wurden keine Leistungen erbracht, sondern Waren oder Produkte geliefert, muss das Lieferdatum auf der Rechnung stehen. Das Lieferdatum ist genau der Tag, an dem eine Ware tatsächlich an eine Kundschaft übergeben wurde.

Lieferdatum und Leistungsdatum sind ähnlich, aber nicht identisch: Das Lieferdatum bezieht sich auf Waren, das Leistungsdatum auf Dienstleistungen.

Beispiel: Leistungsdatum, Lieferzeitraum und Rechnungsdatum auf einer Rechnung

Nehmen wir als Beispiel Renovierungsarbeiten für ein Badezimmer. Dein Team beginnt mit den Arbeiten am 01. August 2024 und ist am 10. August 2024 mit allen Arbeiten fertig.

An diesem Tag wird die Leistung auch vom Auftraggeber abgenommen. Es gibt nichts mehr für dich zu tun. Die Rechnung dafür erstellst du einen Tag nach der Abnahme, also am 11. August 2024.

Der Leistungszeitraum auf der Rechnung ist vom 01. August 2024 bis zum 10. August 2024. In diesem Zeitraum haben deine Handwerkerinnen und Handwerker die Renovierungsarbeiten durchgeführt.

Das Leistungsdatum ist der 10. August 2024.

Das Rechnungsdatum ist der 11. August 2024.

‍Warum ist der Leistungszeitraum auf der Rechnung so wichtig?

Der Leistungszeitraum auf der Rechnung zeigt genau an, wann die Dienstleistung wirklich erbracht wurde. Das ist vor allem aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen wichtig:

1. Damit die Umsatzsteuer zum richtigen Zeitpunkt abgeführt wird: In Deutschland muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn die Leistung ausgeführt wurde.  
2. Damit die Vorsteuer korrekt abgezogen werden kann: Handwerkerinnen und Handwerker dürfen Vorsteuer erst abziehen, wenn sie ihre Leistung erbracht und die Rechnung dafür korrekt ausgestellt haben. 
3. Damit du einen Nachweis bei Reklamationen hast: Dies für den Fall, wenn Auftraggeberinnen und Auftraggeber beispielsweise beanstanden, dass die Leistung nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erbracht wurde.  ‍

Was passiert nun, wenn du die Leistung im alten Jahr erbracht hast, aber die Rechnung erst im neuen Jahr stellst?

Bleiben wir bei unserem Beispiel mit der Bad-Renovierung: Du erledigst alle Arbeiten pünktlich kurz vor Weihnachten. Danach gehst du in den Betriebsurlaub. Du kannst die Rechnung für diese Leistung erst im neuen Jahr erstellen. Das Rechnungsdatum ist also ein Datum im neuen Jahr.

Das Leistungsdatum auf der Rechnung ist jedoch ein Datum im alten Jahr. Deshalb wird auch die Umsatzsteuer im alten Jahr fällig. Das bedeutet: Du musst die Leistung noch im alten Jahr verbuchen. Denn ausschlaggebend ist auch beim Jahreswechsel der Leistungszeitraum bzw. das Leistungsdatum auf der Rechnung.

Der Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auf einer Rechnung bedeutet, dass eine Leistung am selben Tag erbracht wurde, an dem auch die Rechnung erstellt wurde.  

Hast du also einen Auftrag abgeschlossen und erstellst noch am selben Tag die Rechnung dafür, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auf der Rechnung. Nur das Rechnungsdatum ohne diesen Hinweis reicht nicht aus.

Welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen, damit die Umsatzsteuer korrekt erhoben und abgeführt werden kann, steht im Umsatzsteuergesetz, kurz UStG.  

Die wichtigsten Paragrafen sind der § 14 UStG und der § 15 UStG. 

§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 6 UstG. regelt die Pflichtangaben auf Rechnungen und Anforderungen an elektronische Rechnungen. 

§ 15 UstG regelt unter welchen Bedingungen Unternehmen Vorsteuer abziehen können.

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• Wenn du Rechnungen korrekt ausstellst, vermeidest du Ärger mit deinen Kundinnen und Kunden. Zudem stellst du sicher, dass du die Vorsteuer zum richtigen Zeitpunkt abziehst.
• Das Leistungsdatum auf einer Rechnung ist das Datum, an dem eine Leistung erbracht oder abgeschlossen wurde.
• Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem du die Rechnung erstellst.
• Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum vom Beginn einer Leistung bis zur vollständigen Beendigung der Leistung.
• Das Lieferdatum bezieht sich auf Waren, das Leistungsdatum auf Dienstleistungen.
• Die Umsatzsteuer wird fällig, wenn du eine Leistung erbracht oder eine Ware geliefert hast. Ausschlaggebend hierfür ist das Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum.

Leistung abgeschlossen? Rechnung erstellt? Mit der Meisterwerk App bleibst du immer auf dem Laufenden. Auch alle beteiligten Handwerkerinnen und Handwerker sowie deine Buchhaltung kennen immer den aktuellen Stand – ein Blick in die App genügt. So sparst du dir Rückfragen und kannst sicher sein, dass deine Rechnungen immer einwandfrei sind!

• Halte in Echtzeit das konkrete Datum fest, an dem eine Lieferung erfolgt ist oder den Zeitraum „von bis“, in dem eine Leistung abgeschlossen wurde.
• Erstelle dafür individuelle Statusmeldungen wie „Leistung erbracht von bis“ oder „Leistung abgeschlossen“. Alle Beteiligten werden sofort über die Statusmeldung informiert.
• So behältst du stets den Überblick über den Leistungsstatus und weißt genau, wie viele Tage und Stunden deine Teams für den Auftrag tatsächlich benötigt haben. 
• Erstelle Angebote und Rechnungen direkt mit Meisterwerk und behalte so den ganzen Prozess immer im Blick.

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